面談後のフォローまで仕組みにする。Def Worksに聞く、人材紹介の成約率と採用組織を改善する方法

人材紹介事業を立ち上げたものの成約につながらない、成果が一部の担当者に偏っている。こうした課題に対し、Def Works株式会社は、営業の進め方を整えるだけでなく、候補者ごとの状況を追い、現場で実行されるところまで支援しています。代表取締役の小林大真さんに、20代向け人材紹介での成約率改善や、採用業務を代行するRPOサービス、紹介会社との関係づくりについてうかがいました。

ゲスト：小林大真さん（Def Works株式会社・代表取締役）
聞き手：田中磨生（株式会社プロベル）

企業公式サイトはこちら：https://defworks.jp/

人材紹介の現場経験を、営業組織の改善に生かす

田中：まず、これまでのご経歴と、現在の事業について教えてください。

小林大真さん：もともとはレバレジーズ株式会社に在籍し、20代に特化した総合エージェントの立ち上げに携わっていました。最初の1年はキャリアアドバイザーとして働き、ベストセールスにノミネートされ、その後は法人営業側の責任者を務めました。

その後、新規事業室で事業の立ち上げに関わったり、人事として学生の母集団形成や採用全体の戦略を考えたりしていました。

現在のDef Worksでは、主に2つのサービスを展開しています。1つは人材紹介事業の立ち上げや改善を支援するコンサルティング、もう1つは採用コンサルティングとRPOを組み合わせた採用支援です。

田中：人材紹介会社向けの支援は、どのような課題に応えるものなのでしょうか。

小林大真さん：主に20代など若手にフォーカスした人材紹介サービスで、営業組織や集客の改善を支援しています。

20代に特化した人材紹介会社は多いのですが、成果を上げる担当者と、そうでない担当者の差が開いたり、育成に十分な時間をかけられなかったりすることがあります。そこに、私たちのプロ人材が直接関わっていくサービスです。

例えば、面談中のスクリプトはもちろん、面談が終わってから就職するまで、どのタイミングで、どのような連絡をするかもパッケージにしています。成約に近づくために効果があった取り組みを整理し、現場に取り入れていただきます。

田中：この支援をサービスにしようと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

小林大真さん：私自身が多くのカウンセラーのいる事業を見ていたことに加え、フリーランスとしてさまざまな会社のニーズに触れてきたことがきっかけです。

そこで感じたのは、正しいノウハウを持っていない会社と、ノウハウはあっても実行できていない会社があるということでした。人材紹介は参入しやすい面もあり、ノウハウを十分に持たずに始める会社もあるため、支援の必要性を感じていました。

田中：そのなかでも、若手向けの人材紹介を得意とする理由を教えてください。

小林大真さん：ハイクラスのエージェントともお付き合いしましたが、その領域ではカウンセラー自身の経歴や経験、もともとの力が成果に大きく影響すると感じています。

一方、20代向けの人材紹介は、適切なオペレーションを用意し、それをきちんと実行できるようにすることで、担当者のパフォーマンスを改善できると分かっていました。そのため、こちらに力を向けています。

マニュアルを渡すだけでなく、候補者ごとの動きまで追う

田中：進め方をパッケージ化して土台を作ったあと、個別にマネジメントしていくイメージでしょうか。

小林大真さん：最初は集客から見直します。私たちが広告を運用するわけではありませんが、その市場では就職支援の難易度が高い求職者層を集めている可能性もあります。集客する経路や対象を変えることで、獲得にかかるコストや支援の難易度を下げられる場合があるので、まずは適切な経路で集客できているかを確認します。

そこから、面談から成約までの教科書となるノウハウの提供と、数値分析、オペレーション改善を並行して進めていきます。

中小の人材紹介会社では、営業の各段階の数値を十分に取れていないこともあります。そこで、営業担当者の入力などの負担をできるだけ抑えながら、私たちがノーコードで作ったシステムを使い、各段階の状況を把握できるようにします。

ただ、よいマニュアルやオペレーションを納品しても、実際には使われないことがあります。私たちは、おおむね2日に1回、全候補者のプロフィール、提案している求人、現在の状況まで確認し、直接マネジメントしています。かなり人の手をかけて改善するサービスです。

田中：オペレーションを実行しきるうえで、特につまずきやすいのはどこでしょうか。

小林大真さん：面談以外の時間です。人材紹介では、最初の求人紹介も含めて面談は1〜2回ほどでも、就職の意思決定までは2週間ほどかかります。その間に何をするかが、成約率を上げられるかどうかの鍵になります。

田中：メールを送ったり、フォローの電話をしたりする部分でしょうか。

小林大真さん：候補者の状況は日々変わっていくので、その情報に応じた情報提供や対応が大切です。

田中：営業組織で、見込み案件の状況を管理することに近い印象を受けました。

小林大真さん：そのイメージで合っています。さまざまなツールはありますが、面談を人が行う以上、そこで提供する情報には説得力があります。営業の実行状況を、プロがどれだけ正確に管理できるかが重要だと考えています。

細かい段階の数値を把握し、課題に合わせて施策を変える

田中：人材紹介の進み具合を段階に分けると、どのような数値を確認するのでしょうか。

小林大真さん：まず、面談から応募につながっているかという応募率を取ります。応募を獲得したあと、候補者をきちんと企業へ推薦できているかという推薦率も確認します。

その後は、書類の通過率、面接の設定率、実施率、内定率、承諾率という形です。細かく数値を取ることで、どこにボトルネックがあるかを見つけやすくなります。

さらに、どのようなアクションを取ると改善しやすいかというノウハウも持っていることが、私たちの強みです。

田中：共通してつまずきやすいところはありますか。

小林大真さん：実際に面談を実施できるかどうかという着座率はボトルネックになりやすいですね。ここは、どれだけ改善を繰り返せるかが大事です。

決まったやり方に加えて、「こういう施策を試しましょう」「電話がかかってくる番号をLPに載せましょう」といった細かい施策を、担当者と個別に設計して実行していきます。

田中：どのような規模や段階の人材紹介会社と、相性がよいのでしょうか。

小林大真さん：特に得意なのは、10名以下で人材紹介事業を立ち上げたものの、なかなかうまくいっていない会社です。半年ほどで大きく改善していくことを目指せると考えています。

20〜30名の組織だと、リーダーの工数がそこまでひっ迫していないこともあります。一方、50名を超えて採用を増やす段階では、教育が追いつかないという課題が出てくるので、相性がよいと感じています。

田中：実際の支援では、どのような変化がありましたか。

小林大真さん：物流に特化した人材紹介会社では、営業組織のマネジメント改善を支援しました。ロールプレイングなどを行い、成果が伸び悩んでいた方を引き上げる取り組みを続け、1年間の支援で成約率を改善しています。

飲食領域の3名規模の会社では、私が入ってから成約数が3倍ほどになりました。また、直近の20代に特化した人材紹介会社では、面談からの成約率が9％から15％まで伸びています。面談当たりの成約数を上げたいお客さまには、貢献できると感じています。

採用の上流から実務まで支えるRPOサービス

田中：もう1つの事業であるRPOについても教えてください。

小林大真さん：「yattoite」というサービスで、採用の上流から下流まで、まとめて支援しています。

得意なのは、建築などの従来型の産業や、人の力が事業を支える業界です。人材紹介会社や不動産会社で営業担当者を増やしたいなど、採用の難易度は高くても、採用できれば売り上げにつながる会社を得意としています。

田中：具体的には、どのように支援を進めるのでしょうか。

小林大真さん：最初は、従業員の方へのインタビューから始めます。ポジションごとに、noteやWantedlyなどで使う記事を作成します。なぜその会社に入ったのかを丁寧に言語化し、私たち自身も社員の方をよく知るところから始めています。

その後、採用のオペレーションを見直します。業務フローを再設計したり、AIを取り入れたりして、採用業務を進めやすくし、人手不足を解消していきます。

さらに、採用活動を数値で捉えられるよう、データを取るための基盤を作ります。さまざまな角度から分析できるようにしますが、有料ツールを前提にしているわけではありません。

実際の採用経路の開拓も行います。私たちには約70社のエージェントとのつながりがあるので、そこへ声をかけ、企業に代わって働きかけます。同時に、スカウトの代行やエージェント向けのメールマガジンの設計も進めます。

日程調整や書類審査の代行まで対応するので、人事を1人採用していただくようなイメージを持っていただければと思います。

田中：RPOの会社が増えるなかで、御社ならではの強みはどこにあるのでしょうか。

小林大真さん：データに基づいて採用を考えることです。採用経路や職種を細かく分け、どの取り組みによって、どこの数値が変わったのかを見えるようにします。

採用管理システムを入れていても、最後は手作業で集計しているケースがあります。余分なコストをかけず、さまざまな角度から分析して、数字を積み上げられるようにすることを大切にしています。

エージェントの目標まで理解し、紹介につながる関係をつくる

田中：特に、どのような採用の進め方と相性がよいのでしょうか。

小林大真さん：エージェント経由の採用を得意としています。約70社とのつながりに加え、どの担当者のときに数値がよかったかもデータで確認し、必要であれば担当の変更も働きかけます。

私たち自身がエージェントとして働いていたからこそ、何をすれば相手に喜ばれるのかを言語化できているのも強みです。

田中：企業のことを知ってもらい、どのような条件の候補者であれば紹介できるのかを詰めていくことが大切なのでしょうか。

小林大真さん：そうですね。例えば、成約数を目標にするエージェントと、金額を目標にするエージェントでは、注力する案件も変わってきます。そうした違いも、私たちは名簿にしていきます。

各エージェントの担当者が何を目標にしているのかを整理し、電話帳のようなものを作るイメージです。それによって、アプローチを続けても成果につながりにくい相手を見極めます。

うまくいったエージェントについては、なぜうまくいったのかを数値から分析します。成果につながっている相手に共通する特徴を言語化し、そのようなエージェントを新たに開拓していきます。ひたすら連絡をし続けるという進め方ではありません。

田中：エージェントとの関係を、どう形成していくかに強みがあるのですね。

小林大真さん：前職で法人営業の責任者をしていたからこそ、どのような企業なら注力しやすいか、どのような情報をカウンセラーに渡せば紹介が増えるかを、企業ごとに言語化していました。その経験が、今のサービスにつながっています。

Def Works株式会社の強み・特徴

• 【面談後まで含めた営業の型づくりと実行支援】：若手向けの人材紹介を中心に、面談スクリプトや就職までの連絡方法を整理します。候補者ごとの状況も継続して確認し、ノウハウを渡すだけでは改善しにくい現場の実行まで支えます。
• 【営業・採用の段階を分けた数値分析】：応募、推薦、書類通過、面接、内定、承諾などの数値を把握し、成果につながりにくい段階を見つけます。採用経路や職種ごとの状況も見ながら、施策の効果を確かめ、改善を繰り返せる基盤を整えます。
• 【エージェントの立場を踏まえた採用支援】：従業員への取材や採用業務の整備に加え、エージェントへの働きかけ、スカウト、日程調整などを代行します。担当者の目標や紹介しやすい条件まで理解し、企業に合う候補者の紹介につながる関係をつくります。

人材紹介事業の営業組織や採用業務の改善について相談したい方は、以下の公式サイトをご覧ください。

企業公式サイトはこちら：https://defworks.jp/

インタビュー動画はこちら：https://www.youtube.com/watch?v=sMvWDYDllTI