Blog list

事務局代行とは？依頼できる業務・費用の考え方と比較したい5社を紹介

プロベル編集部(株式会社プロベル) プロベル編集部 / 株式会社プロベル

2026年11月07日

※本記事は当社独自の基準に基づき作成・編集しており、【プロベルおすすめ】と記載があるものは、プロベル有料掲載社のプロモーションが含まれます。

キャンペーンの応募やイベントの申込が増えると、受付だけでなく、問い合わせへの回答、名簿の更新、不備の確認などが同時に発生します。担当者が通常業務と兼ねている場合、窓口への対応に追われ、企画や関係者との調整に時間を割きにくくなることもあるでしょう。

こうした窓口対応や運営実務をまとめて、または一部だけ外部へ任せる方法が事務局代行です。この記事では、依頼できる業務と自社に残す判断、費用の比べ方、用途に合う会社の選び方を解説します。相談先として比較したい5社も紹介するので、任せたい仕事を整理する際にお役立てください。

事務局代行とは？窓口対応と運営実務を外部に任せるサービス

事務局代行は、キャンペーンやイベント、会員組織などの運営に必要な窓口対応と事務作業を外部へ委託するサービスです。電話・メールで問い合わせを受けるだけでなく、申込情報を整理し、必要な案内を送り、実施後に結果をまとめるといった一連の仕事を組み合わせて依頼できます。

事務代行がデータ入力や書類作成など個々の作業に、コールセンターが電話などの顧客接点に重点を置くのに対し、事務局代行では特定の企画や組織の運営を軸に仕事をまとめます。ただし、各社が使うサービス名だけで対応範囲が決まるわけではありません。企画づくりや会場運営も含めるのか、受付後の処理をどこまで任せるのかが、相談時の出発点になります。

キャンペーン・イベント・会員組織で必要な業務が変わる

事務局の仕事は、誰に何を提供するかによって変わります。たとえばプレゼントキャンペーンでは応募条件に沿った抽選や景品の発送が必要ですが、有料セミナーでは参加費の入金確認と開催日の受付が中心になります。まずは用途から必要な仕事を並べると、候補会社に求める体制が見えてきます。

用途	主な業務	発生の仕方
キャンペーン	応募受付、応募内容の確認、抽選・当選連絡、景品発送	応募期間に受付が集中し、締切後に抽選・発送・未着対応が続く
イベント・セミナー	参加申込、案内送信、入金確認、当日受付、開催後の集計	開催日から逆算して準備し、当日は現地対応が必要な場合もある
学会・協会などの会員組織	入退会受付、会員名簿の更新、会費請求・入金管理、会員への連絡	通年の運営に、会費請求や総会などの繁忙期が重なる

期間限定のキャンペーンと通年の会員管理では、担当者の引継ぎやデータの持ち方も違います。また、オンラインの受付を任せる会社と、現地で受付・誘導をする会社が分かれることもあります。用途に加えて、継続期間と現地作業の有無まで伝えると、依頼先を絞りやすくなります。

全体を任せる方法と、一部の業務だけ切り出す方法がある

企画や運営の手順を整える余力が社内に少なければ、準備から終了報告までをまとめて相談する方法があります。複数の工程を同じ窓口で調整できるため、受付方法の変更を案内やデータ処理へ反映しやすくなります。

一方、企画やシステムが既に決まっていて、問い合わせや名簿更新だけが負担なら、その部分を切り出す方が要望を伝えやすいでしょう。たとえば申込フォームは自社で運用し、申込者へのメール回答を外注する場合、変更された申込情報をどのタイミングで共有するかを決める必要があります。部分委託では、こうした工程間の調整役を社内に置きます。
受付システムを導入する方法もありますが、入力不備を本人に確認する仕事や、会場で資料を渡す仕事まで自動化されるとは限りません。システムが処理する部分と人が担う部分を分けて考えると、内製・外注・併用から自社に合う形を選べます。

事務局代行に依頼できる業務と、自社に残す判断

事務局代行の範囲は、受付前・運営中・終了時の流れで考えると整理しやすくなります。各段階で作業を任せる相手と、内容を承認する相手を決めておけば、担当者が判断に迷ったまま処理を止める場面を減らせます。

受付前：応募導線・運用手順・問い合わせ窓口を準備する

受付開始前には、応募フォームや案内ページ、電話・メール窓口を用意し、申込者が迷わず手続きできる導線をつくります。あわせて、窓口で答える内容をFAQにまとめ、受付担当者が同じ基準で対応できる手順書を整えます。

この準備で主催側が決めるのは、応募資格や締切日時、不備があった場合の扱いなど、企画の条件です。たとえば「購入者が応募できる」とだけ決めていて、購入日の対象期間が曖昧なまま受付を始めると、問い合わせのたびに確認が必要になります。条件を確定し、案内文と回答手順へ同じ内容を反映してから開始すると、やり直しを減らせます。
代行会社に条件の整理や文案の作成を相談する場合も、最終的な条件・表現の承認は主催側が担います。通常の回答で解決できない質問をどこへ戻すかまで決めることで、窓口を任せやすくなります。

運営中：申込管理・問い合わせ・入金確認・発送を進める

運営中は、申込情報の入力・照合、問い合わせへの一次回答、不備の確認、関係者への連絡などを依頼できます。有料イベントなら参加費の入金照合、キャンペーンなら抽選・当選通知・景品の梱包発送というように、用途ごとに後続の仕事が変わります。電話での申込受付、開催日の現地受付、継続的な会費管理も、それぞれ別の仕事として依頼範囲に入れましょう。

代行会社には、合意した基準に沿って処理を進めてもらい、その基準を超える判断は自社へ引き継ぐ形が考えられます。たとえばキャンセルの連絡を受け付け、規定に沿った案内をする作業は任せられても、規定外の返金を認めるかは主催側の判断です。引継ぎ時に申込情報と相談内容がそろうようにすれば、自社担当者も判断しやすくなります。

終了時：報告・未処理案件の引継ぎ・データ整理を行う

締切や開催日を過ぎても、景品の未着・返送や参加費の未入金など、後処理が残る場合があります。受付期間だけで契約を終えると、その対応が社内へ戻ってくるため、終了後にどの状態まで処理してもらうかを先に決めておきます。

終了報告では、応募・申込の件数だけでなく、問い合わせの内容や未処理案件も受け取ると、次回の改善に使えます。応募方法の質問が多かったなら案内ページを見直すなど、結果と運営上の課題を結びつけて振り返りましょう。
データについては、返却する形式、代行会社での保管期間、削除の方法と確認手段を終了条件に含めます。未完了の問い合わせは対応履歴と次の担当者を明確にして引き継ぎ、窓口を閉じた後も必要な対応が続くようにします。

事務局代行の費用は、業務範囲・件数・対応体制で変わる

事務局代行の費用は、何を任せるかに加え、処理する件数や窓口の対応時間、必要な人員によって変わります。受付メールの対応だけを依頼する案件と、会場・スタッフ・発送まで含む案件では、見積もりに入る項目が大きく異なります。まず費用の内訳を分け、必要な条件をそろえて予算を考えましょう。

立ち上げ費・運営費・従量費・実費を分けて確認する

見積書は、準備にかかる費用、運営体制を維持する費用、件数に応じて増える費用、外部へ支払う実費に分けて読むと比較しやすくなります。次の表は料金体系を確かめるための整理例です。実際の項目名や基本料金に含まれる範囲は会社・案件によって異なります。

費用区分	対象例	確認事項
立ち上げ費	回線・フォームの準備、運用設計、マニュアル作成	初回だけの費用か、設定変更時にも発生するか
運営費	管理者、問い合わせ窓口、進行管理	月単位か案件単位か、基本枠に含む期間・人員・作業量
従量費	応募データ入力、問い合わせ対応など	何を1件と数えるか、超過分の単価と集計方法
実費	送料、印刷、景品、会場・機材など	手配や保管の費用も含むか、数量変更でどう変わるか

基本料金が同じでも、片方は窓口の人員を含み、もう片方は回線や管理のみという場合では条件がそろいません。「月額」と「案件一式」を並べるときも、準備と終了後の対応を含む総期間へ換算して比較する必要があります。

公開料金は、対象業務と課金単位をセットで読む

公開料金の一例として、うるるBPOは事務局代行の料金を次のように案内しています。金額だけでなく、どの作業を、何を単位に依頼する価格なのかを一緒に読みましょう。

対象業務	公開料金	読み取る条件
基本料金	10万円	公開箇所には課金期間・税区分の記載なし
回線設置	1万円〜	TELおよびFAXの設置
応募はがきのデータ入力	1件あたり11円〜	入力項目：氏名、郵便番号、住所、電話番号の4項目項目数や作業条件が変わる場合は見積もりで確認

出典：うるるBPO「事務局代行」サービス料金

これらは同社が案内する目安で、委託内容や作業工数に応じた個別見積もりが必要です。見積もり時には、基本料金の課金期間と税区分も確認しましょう。また、データ入力の単価だけでは電話対応や発送を含む事務局全体の予算にはならないため、必要な工程を加えて考えます。

同じ期間・業務量・対応時間で総額を比較する

複数社へ相談するときは、応募受付から終了後の対応までの期間、受付経路、想定の応募・問い合わせ件数、最も忙しい時期、電話・メールの対応時間、発送の有無をそろえて伝えます。その条件で初期費用、基本枠、超過単価、変更費、実費、税区分、最低契約期間を照らし合わせれば、総額が変わる理由をつかみやすくなります。

特に、受付期間全体の平均件数だけでなく、締切前に集中する量も伝えましょう。同じ応募件数でも、短い期間で処理するには人員や対応時間の調整が必要になるためです。想定より増えた場合の追加費用も含めておくと、社内で予算を説明しやすくなります。
たとえば電話窓口や締切後の未着対応を見積もりから外せば、外注費は下がっても、その仕事を自社が引き受けることになります。金額と合わせて「社内にどの業務が何件残るか」を比べると、費用と負担のバランスを判断できます。

事務局代行の依頼先を選ぶときに比較したいポイント

見積もりの条件をそろえたら、その会社が自社の仕事をどう運営するかを確かめます。実績の件数だけでは、必要な業務や繁忙期に対応できるかまでは分かりません。自社に近い用途・規模・受付方法での経験を聞き、具体的な進め方を比較しましょう。

自社の用途と必要な工程を扱えるか

最初に見るのは、自社の用途に必要な工程がつながるかです。キャンペーンなら応募媒体・抽選・景品発送、イベントなら会場・当日スタッフ、会員組織なら継続的な名簿更新や会費管理が比較の軸になります。問い合わせ窓口を持つ会社でも、現地作業や発送は別の体制となる場合があるため、依頼したい工程を一つずつ当てはめます。

比較するときは、業務一覧の横へ「代行会社」「自社」「ほかの委託先」の担当を書き入れると、抜けを見つけやすくなります。たとえば景品を発送する担当が決まっていても、住所不備の確認担当が空いていれば、発送待ちが残ります。隣り合う工程の受け渡しまで決まるかを確認することが、委託範囲の広さ以上に大切です。

締切前の繁忙と例外対応に備えられるか

応募締切の直前や開催案内を送った直後は、問い合わせが集中しやすい場面です。通常時とピーク時を分けて想定し、増員や対応時間の延長をどのように相談できるかを聞きましょう。必要な人員を確保するための連絡期限や追加費用が分かれば、企画のスケジュールにも組み込めます。

あわせて、FAQにない質問、重複応募、申込者名と振込名義の不一致などを例に、誰が一次確認し、主催側へどの情報をいつまでに報告するかをすり合わせます。運営責任者と連絡方法、自社担当者が不在の場合の代わりの判断者まで決まっていれば、例外が出ても窓口の担当者だけで抱え込まずに済みます。

個人情報の受け渡しと終了後の扱いを確認できるか

事務局では、氏名・住所・連絡先、申込内容などを扱います。実際に共有する情報と利用目的を整理し、誰が閲覧・更新できるか、どの経路で受け渡すかを確認しましょう。たとえば応募者一覧を担当者の個人メールへ送るのではなく、合意した共有場所とアクセス権で扱う方法を決めます。

委託先の認証表示は体制を知る手がかりですが、依頼する業務での運用方法も確認する必要があります。再委託の有無や委託する作業、保存するデータ、終了後の返却・削除まで聞くと、自社の管理方針に沿って任せられるかを判断できます。個人情報の保管期間を運営の終了日と合わせて相談しておけば、後処理に必要な情報と、保管を終える情報も整理しやすくなります。

事務局代行の相談先として比較したい5社

ここでは、問い合わせ・データ処理を含むBPO、販促キャンペーン、イベント、学術会議・会員管理といった領域から、相談先となる5社を紹介します。各社の支援範囲を、自社で任せたい工程に照らして比較してください。

企業・サービス	主な対応領域	相談したい業務
【プロベルおすすめ】Fado株式会社	問い合わせ対応・データ処理を含むBPO	窓口と事務処理をつなぐ業務設計・実行支援
株式会社うるるBPO	事務局の設計・受付・集計	業務フローと体制を整え、受付後の処理・報告までまとめる
株式会社パルディア（CAMNOWA）	販促キャンペーン	企画支援から応募受付、抽選、景品発送、分析まで
株式会社TKP（TKP事務局代行サービス）	イベント・セミナー	申込・入金管理に加え、会場や当日の運営も依頼する
株式会社JTBコミュニケーションデザイン	学術会議・会員組織	参加・演題登録や会員管理と、有人の運営支援を組み合わせる

【プロベルおすすめ】Fado株式会社

サービス	BPO・営業支援
主な業務	問い合わせ窓口データ入力・顧客情報入力、アンケート集計
運営・連携	戦略設計から実行・分析まで、案件ごとの専属チームで支援
料金	事務局業務は要問い合わせ
依頼前の確認	受付・審査・発送・会場運営など、必要な各工程の対応可否と条件

Fado株式会社は、営業支援やBPO、コンサルティングを手がける会社です。問い合わせ対応とデータ入力・集計を扱い、戦略の設計から実行、分析までを支援しています。窓口で受けた内容を顧客情報へ反映し、その結果を集計するように、対応と処理が連続する仕事を相談したい場合の候補になります。

案件ごとに専属チームを置く体制も特徴です。単に電話対応と入力作業をそれぞれ発注するのではなく、業務の流れや担当者の役割から相談すると、自社側で調整すべき点を整理しやすくなります。
依頼時には、問い合わせへの回答、受付後の審査やデータ更新など、必要な作業を具体的に伝えましょう。発送や会場運営も必要な企画なら、その工程の対応可否と分担も合わせて確認すると、運営全体の依頼範囲を決められます。

筆者・監修者のおすすめポイント
問い合わせ窓口とデータ処理をつなぎ、業務設計から運営体制を相談したい企業に向いています。案件ごとの専属チームによる支援を、自社の受付・処理の流れに合わせて検討できます。

株式会社うるるBPO

サービス	事務局運営代行
主な業務	受付、電話・メール対応、データ管理、集計・報告
運営・連携	業務フロー・マニュアルの設計スーパーバイザーとオペレーターによる運営
料金	基本料金：10万円応募はがきの4項目入力：1件11円〜課金期間・税区分などは見積もりで確認
依頼前の確認	対象件数、ピーク時の人員、追加費用、発送物

株式会社うるるBPOは、業務フローの設計や運営マニュアルの作成、スタッフ配置を含めて事務局運営を支援しています。受付管理や問い合わせ対応に加えて、入力・集計後の報告までまとめられるため、複数の委託先との調整が負担になっている場合に検討しやすいサービスです。

事務局を統括するスーパーバイザーが工程ごとの仕事を調整し、オペレーターが実務にあたります。運用中の定期報告や例外発生時の連絡方法も相談できるため、受付の状況を見ながら社内で判断する体制を組み立てられます。料金は前述の公開例を参考に、実際の業務と件数を伝えて見積もりを依頼しましょう。

出典：株式会社うるるBPOの公式サービス案内

筆者・監修者のおすすめポイント
受付・問い合わせ・データ処理の間の調整をまとめたい企業に適しています。業務フローの設計と運用中の報告を合わせて相談できる点が選定の手がかりになります。

株式会社パルディア（CAMNOWA）

サービス	CAMNOWA（キャンノワ）
主な業務	企画支援、応募受付、問い合わせ対応抽選・当選連絡、景品梱包・発送、集計・分析
運営・連携	企画と運営フローを設計し、実施後の報告まで支援
料金	要問い合わせ
依頼前の確認	応募媒体・条件、景品、抽選方法、発送までの納期

株式会社パルディアのCAMNOWAは、販促キャンペーンを企画・制作・運営・分析まで支援するサービスです。応募受付や問い合わせに加え、抽選・当選連絡、景品の梱包・発送を扱っているため、応募から景品を届けるまでの流れをまとめて相談できます。

たとえば応募方法を企画段階で変更すると、フォームだけでなく問い合わせへの回答や抽選対象の判定にも影響します。企画と運営を合わせて設計すれば、実務上どこを変更する必要があるかを確認しながら進められます。応募媒体や条件がまだ固まっていない段階から、実施後の分析まで含めて相談したい場合に適しています。

出典：株式会社パルディア（CAMNOWA）の公式サービス案内

筆者・監修者のおすすめポイント
販促キャンペーンの企画と事務局運営を一緒に整えたい企業に向いています。応募条件や受付方法を、抽選・景品発送までの実務と結びつけて検討できます。

株式会社TKP（TKP事務局代行サービス）

サービス	TKP事務局代行サービス
主な業務	会場手配、申込・問い合わせ対応、入金照合当日受付・進行、開催後の集計
運営・連携	一括・部分代行に対応し、イベント管理ツールで進捗を共有
料金	要問い合わせ
依頼前の確認	会場、開催形式、現地スタッフ、機材、社内との業務分担

株式会社TKPの事務局代行サービスは、イベントやセミナーの事前準備から当日の運営、開催後の対応までを支援します。問い合わせや入金照合に加えて、会場・配信環境の手配、受付・誘導スタッフ、進行なども扱い、一括でも部分的にも依頼できます。

会場と事前の申込管理を一緒に調整できると、参加者リストを名札や当日の受付へつなぐといった準備を進めやすくなります。また、イベント管理ツールでタスクや集客の進捗を確認できるため、社内の関係者へ状況を共有する際にも役立ちます。開催形式と会場、当日スタッフに任せる役割を伝え、必要な範囲で組み合わせを相談しましょう。

出典：株式会社TKP（TKP事務局代行サービス）の公式サービス案内

筆者・監修者のおすすめポイント
申込受付だけでなく、会場や当日のスタッフもまとめて手配したい企業に適しています。開催前・当日・開催後を同じ窓口で調整したい場合の候補になります。

株式会社JTBコミュニケーションデザイン

サービス	会議運営・事務局業務、CONVENRY
主な業務	参加・演題登録、会員情報・会費管理問い合わせ、代理受付、発送、料金収納の代行
運営・連携	登録システムとサポートデスクなどの運営支援を組み合わせる
料金	要問い合わせ
依頼前の確認	システム利用と有人業務の範囲、会費・登録料の管理、移行するデータ

株式会社JTBコミュニケーションデザインは、学術会議の運営・事務局業務を支援し、登録システム「CONVENRY」を提供しています。学術会議の参加登録と演題登録を一つのシステムで管理でき、参加費の決済や申込状況の管理などに対応します。

これとは別に、会員組織の運営に使う会員登録システムもあり、会員情報や年会費の請求・入金、会員向けの連絡に活用できます。単発の会議で必要な登録と、通年で続く会員管理を分けて考えると、利用する機能を選びやすくなります。
問い合わせを受ける専用デスク、オンラインで登録できない人の代理受付、発送や料金収納の代行も用意されています。システムへ入力する操作だけでなく、人の対応が残る部分まで伝え、どの機能と支援を組み合わせるか相談しましょう。

出典：株式会社JTBコミュニケーションデザインの公式サービス案内

筆者・監修者のおすすめポイント
学術会議の参加・演題登録や会員管理を、システムと運営支援の両面から整えたい組織に向いています。問い合わせや代理受付など、人が担う仕事も合わせて依頼範囲を考えられます。

事務局代行を依頼してから運用を始めるまで

事務局を立ち上げるときは、受付開始日や開催日から逆算して、相談・見積もり、手順と分担の合意、準備・テストの時間を確保します。準備に必要な期間はフォームや回線の新設、データ移行などによって変わるため、まずは実施したい時期と現在決まっている内容を伝えましょう。

目的・期間・件数・委託範囲をまとめて相談する

相談時は、企画の資料がすべて完成している必要はありません。次の項目を1枚にまとめ、確定していることと、提案を受けたいことを分けて伝えると、見積もりや運営方法の相談を進めやすくなります。

項目	記入する内容	決まっていない場合
対象者・目的	誰に向けて、何を実施する企画・事業か	企画の背景と達成したいことを伝える
開始・終了	受付開始、締切・開催日、終了後の対応予定	希望時期と動かせない日程を分ける
件数・ピーク	通常の応募・申込・問い合わせ数と、集中する時期・量	過去の件数や想定規模を示し、増減の前提を相談する
受付方法・既存ツール	電話・メール・Web・はがきなどの経路、利用中のシステム	対象者の利用環境や既存のデータ形式を伝える
委託範囲・予算	任せたい仕事、社内で担う仕事、予算の目安	負担の大きい業務と優先順位を示し、範囲を相談する

複数社へはこの情報を共通で渡し、提案の前提が違う部分を確認します。たとえば問い合わせ件数が読めないなら、想定を一つに決めつけるのではなく、増えたときの体制や費用を相談できます。候補が絞れたら、業務手順、主催側の承認事項、報告方法を合意し、準備作業へ進みます。

窓口のテストと引継ぎを済ませて運営を開始する

開始前のテストでは、フォームが送信できるかだけでなく、申込から確認メール、問い合わせ、不備確認、主催側への報告までを一通り動かします。たとえば申込情報に不足を入れてみると、誰が気づき、どの文面で連絡し、修正後の情報がどこへ反映されるかを確かめられます。回答できない質問も想定し、例外時の連絡先につながるか確認しましょう。

運営開始後は、未処理件数や問い合わせの傾向を見ながら、FAQや人員配分を見直します。同じ質問が繰り返されていれば案内を補い、処理待ちが増えていれば、どの工程に時間がかかっているかを担当者と確認します。
終了時には、返却データを受け取る担当と、未完了案件を引き継ぐ担当を決めておきます。受付開始から窓口を閉じるまでの引継ぎを準備しておくことが、委託後も運営を続けやすくする土台になります。