※本記事は当社独自の基準に基づき作成・編集しており、【プロベルおすすめ】と記載があるものは、プロベル有料掲載社のプロモーションが含まれます。

何度電話をかけても受付で止まり、担当者と話せない。そんなときは、言い回しを変えるだけでなく、連絡先と用件が合っているかを確かめることが大切です。
受付は社内の誰へ取り次ぐかを判断する役割を担っています。会社名、提案の内容、話したい部署を短く伝え、不在・窓口の指定・明確な拒否に合わせて次の対応を選びましょう。

この記事では、法人営業の担当者や管理者に向けて、受付突破の準備と場面別のトーク例、記録から改善する方法を解説します。後半では、調査・架電・分析などを相談できる営業支援会社3社も紹介します。

テレアポの受付突破とは？担当者への取次とアポ獲得を分けて考える

テレアポの受付突破とは、電話に出た受付や総務などから、目的の部署・担当者へ取り次いでもらう段階を指します。ただし、取次を依頼できたことと、担当者に提案を聞いてもらえたことは別です。
例えば、経理部へ転送されたものの担当者が出なかった場合、取次は行われても会話には至っていません。担当者と話せても、資料を受け取るだけなら商談の約束とは区別します。

この区別をしないと、取次が増えているのに商談が増えない原因を見つけにくくなります。受付での応答、取次、対象担当者との会話、商談設定をそれぞれ記録し、どの段階で止まったかを確認しましょう。

受付へ伝えるのは、相手が社内へ回せる用件です。「役立つ情報があるので責任者へ」だけでは誰の業務か分かりません。「経費精算サービスの提案で、経理部の担当者へ」のように、内容と担当業務のつながりを示すことが出発点になります。

受付で断られる原因は、トークだけではない

同じ「おつなぎできません」でも、用件が伝わっていない場合と、営業電話を受け付けない方針の場合では対応が違います。断られた言葉だけで、話し方が悪い、受付が理解していない、と決めつけないことが必要です。
用件を何度も聞き返されるなら、専門用語や説明の長さを見直せます。一方、「その業務は別部署です」なら連絡先の調査、「ただいま会議中です」なら再連絡の可否や時間帯の確認が先になります。

会社が提案用の窓口を指定していたり、営業連絡そのものを断っていたりする場合は、トークを変えて押し通す場面ではありません。指定された方法へ切り替えるか、連絡を終えて記録します。返答の意味に合わせて行動を変えることで、必要な改善と、続けるべきでない連絡を分けられます。

受付突破に向けて準備する4つのこと

準備では、相手を詳しく調べ尽くすことよりも、提案する理由と適切な連絡先を明らかにします。調べた内容を用件へ反映し、過去の応答も確認してから電話をかけましょう。

対象企業と提案内容が合っているか確認する

まず公式サイトの事業内容や拠点、採用情報などから、提案の対象となる業務があるかを確認します。売りたいサービスの機能を先に並べるより、相手のどの仕事に関係するかを考えると用件を絞れます。
例えば、複数拠点の申請をまとめる業務効率化サービスなら、拠点を展開する企業と、単一の小規模事業所では伝える内容が変わります。拠点数を手がかりにできても、「申請管理に困っている」とまでは分かりません。課題は仮説として持ち、担当者と話せた後に確かめます。

公式サイトから担当部署と窓口を調べる

組織図や事業紹介、問い合わせ案内を読み、提案先の業務を担当する部署を探します。サービス名だけでは社内の振り分けが難しくても、「採用業務」「経費精算」など担当業務が分かれば、受付が判断しやすくなります。
担当者名を使う場合は、現在の所属を確認できる情報に基づきましょう。古い名簿の名前を使うと異動や退職で話が止まるため、確認できなければ部署や業務から尋ねるほうが適切です。

新規提案専用の窓口が案内されている場合は、その利用条件に従います。個人の連絡先を推測したり、営業禁止と明記された窓口へ別の用件を装って連絡したりする方法は避けてください。

既存の接点と過去の連絡履歴を整理する

顧客管理システムなどで、資料請求や展示会での会話、過去の架電結果を確かめます。確認したいのは接触の有無だけでなく、誰が、何を了承し、次にどの連絡を予定したかです。
例えば、資料送付だけの了承を「お打ち合わせの件」と伝えると、受付と担当者の認識が食い違います。送付日と資料名を使い、実際にあった接点の範囲で用件を組み立てましょう。

過去に断られた内容と連絡停止の記録も、担当者間で共有します。同じ企業へ別の担当者が重ねて電話するのを防げるほか、すでに指定された窓口や連絡方法を再び聞かずに済みます。

名乗り・用件・取次先を短くまとめる

基本は「会社名・氏名→何の提案か→担当業務や部署→取次の依頼」です。受付にサービスの全機能を説明するのではなく、そのまま社内へ伝えてもらえる程度に絞ります。
「クラウドによる包括的な業務改革」より、「経費精算の申請・承認をまとめるサービスの提案」のほうが、関係する業務が分かります。自社の専門用語を、相手が担当部署を判断できる言葉へ置き換えてみましょう。

台本は一息で急いで読み上げず、会社名や用件を聞き取れる速さで練習します。相手から質問されたら用意した説明を続けず、その質問へ答えてから必要な取次をお願いすることが大切です。

そのまま応用できる受付突破のトーク例

次の4例は、記事オリジナルの架空トークです。会社名やサービス、部署、過去の接点は自社の事実に合わせて変更してください。文言を暗記するより、受付が取次先と目的を判断できるかを確かめながら使いましょう。

担当部署が分かっている場合

「株式会社〇〇の△△と申します。経費精算サービスのご提案で、経理部のご担当者様にお電話しました。お取り次ぎいただけますか。」

何を提案し、誰に話したいかを一度に伝える形です。「ご担当者様」だけでなく経理部と添えることで、受付が社内の振り分けを判断しやすくなります。
この段階で料金や導入効果まで説明する必要はありません。受付にサービスの購入判断を求めず、提案の窓口へつないでもらえるかを確認します。

担当者名が分からない場合

「株式会社〇〇の△△と申します。法人向けの採用管理サービスをご提案しており、採用業務をご担当の部署をお伺いできますか。」

名前が不明なら、担当している業務から尋ねます。部署名が企業によって異なる場合にも、「採用業務」と伝えれば、相手の組織に合わせた案内を受けやすくなります。
回答できないと言われたら、個人名を繰り返し聞き出そうとせず、提案を受け付ける窓口があるかを確認する程度にとどめます。代表者を指名すればよいと考えず、商材に関係する業務へつなぐことが大切です。

『どういった用件ですか』『営業ですか』と聞かれた場合

「はい、採用管理サービスのご提案です。応募者対応の管理を支援する内容で、採用ご担当の方へご紹介できればと考えています。」

営業かと聞かれた場合は、その質問へ率直に答えたうえで、提供する内容を補います。「ご挨拶です」「大切な確認です」など、提案であることを曖昧にする言い換えでは、取り次がれても担当者の想定とずれてしまいます。
用件を尋ねられたことは、長い商品説明を始める合図ではありません。応募者対応など関係する仕事を示し、相手の次の返答を待ちましょう。

資料送付などの接点がすでにある場合

「株式会社〇〇の△△です。〇月〇日に送付のご了承をいただいた採用管理の資料について、採用ご担当の□□様へご連絡しました。お取り次ぎをお願いできますか。」

日付、資料、相手が記録で確認できる場合の例です。受付が担当者へ用件を伝える際にも、どの接点に関する電話かを説明しやすくなります。
ただし、資料を受け取る了承は、電話の取次や商談の了承まで意味しません。無断で資料を送った場合にこの例を使わず、送付した事実と、相手から得た了承を分けて伝えてください。

断られたときは理由に合わせて次の対応を選ぶ

断りへの対応は、会話を続けることだけが正解ではありません。不在なら再連絡の条件、窓口指定なら案内された方法、明確な拒否なら停止の記録というように、返答に応じて次の行動を分けます。

相手の返答	返答例	記録・次の対応
担当者は不在・会議中	承知しました。改める場合、ご都合のよい時間帯を伺ってもよろしいですか。	部署、不在、再連絡の可否・時間帯を記録
提案用フォーム・資料送付へ案内	ありがとうございます。指定の窓口から要点をお送りします。	窓口と受付条件、送付の了承を記録
間に合っている・営業はお断り	承知しました。ご対応ありがとうございました。	拒否内容と連絡停止を共有し、重複架電を防ぐ

担当者が不在・会議中の場合

不在の場合は、差し支えない範囲で再連絡の可否や都合のよい時間帯を尋ねます。「〇時以降なら」と案内されたら記録し、その条件に合わせてかけ直しましょう。
時間帯を答えられない場合は、外出先や詳しい予定を繰り返し聞かずに終話します。不在は提案への関心を示す返答ではないため、次回も名乗りと用件を省かないことが必要です。

同じ日の短い間隔で何度もかけるより、履歴を見て連絡を調整します。担当者へつながらない理由が会議時間などに集中しているなら、用件の言い回しよりも、許可された時間帯への変更を試すほうが適しています。

問い合わせフォームや資料送付を案内された場合

提案を受け付けるフォームや資料の送付先を案内されたら、宛先と必要な記載事項を確認し、案内に沿って要点を届けます。フォームには提案内容と担当業務の関連性をまとめ、受付で話した内容と食い違わないようにしましょう。
ただし、問い合わせ窓口ならすべて営業利用できるわけではありません。案内されたページでも利用条件を確かめ、営業禁止の窓口へ別の用件を装って送る方法は避けます。

送付できたことは一つの接点ですが、担当者との会話や商談設定には数えません。再連絡の案内があった場合はその条件を残し、単に送付を了承された場合と分けて管理してください。

『間に合っている』『営業はお断り』と言われた場合

明確に断られたら、提案を重ねず、お礼を伝えて電話を終えます。断りをすべて口実とみなして質問を続けると、受付の負担を増やし、会社としての印象も損ねかねません。
返答の意味が分からず確認が必要なときも、相手が答えられる範囲の確認にとどめます。「営業は受け付けない」という意思が分かった後に、別部署や別担当者へ取り次ぐよう求め続ける場面ではありません。

拒否の内容と停止対象を記録し、同じ企業へ他の担当者が再び電話しないよう共有します。担当者個人のメモに閉じず、リストや顧客管理システムにも反映することで、営業全体で同じ対応を続けられます。

受付突破率を改善するための記録と検証方法

改善では、何件取り次がれたかに加え、担当者との会話や商談へ進んだかを追います。担当者によって数え方が違うと比較できないため、集計する段階と分母を先にそろえましょう。

取次率・担当者接続率・アポ率の分母をそろえる

以下は、本記事で用いる集計方法の例です。業界共通の唯一の定義ではないため、社内や委託先で別の定義を使う場合も、名称だけで比べず分子と分母を確認してください。

受付取次率＝取次件数÷受付応答件数×100
担当者接続率＝対象担当者との会話件数÷架電件数×100
アポ率＝商談設定件数÷架電件数×100

仮に100回の架電で受付応答60件、取次15件、対象担当者との会話10件、商談設定2件だったとします。この場合、受付取次率は15÷60で25％、担当者接続率は10÷100で10％、アポ率は2÷100で2％です。
取次率25％とアポ率2％は分母も到達点も違うため、同じ成果の大小として比較しないことが大切です。

この例は架電1回ごとの結果を集計し、同じ企業へ別の日時にかけた電話も別の1回として数えます。比較期間や対象企業の条件、重複架電の扱いをそろえ、受付を経ず担当者へ直接つながった電話や資料送付の了承も区別して残しましょう。企業の開拓数を見たい場合は、重複を除いた企業数を別に確認します。

つながらない段階と断りの理由を記録する

記録には、架電日時、企業や対象部署、台本の版、受付の応答、取次と担当者会話の有無、資料送付の了承、断りの内容、次の対応を残します。細かな項目を増やすためではなく、どこを変えるべきかを通話の事実から判断するためです。
例えば「担当部署が分からない」が多いなら事前調査、取り次がれた後の不在が多いなら連絡時間や窓口、担当者と話せても商談へ進まないなら提案内容や対象の選び方を見直します。受付の台本だけを直し続けても、後の段階の問題は解消しません。

断りの理由は推測で埋めず、相手の言葉と担当者の解釈を分けて記録しましょう。単に「見込みなし」と残すより、「新規提案は指定フォームへ」といった事実があれば、次の担当者も適切に行動できます。

変更点を絞り、商談の質まで比べる

記録から原因の仮説を立てたら、まずは用件の言い方など変更点を絞って試します。対象業種や企業規模、時間帯まで同時に変えると、結果が変わった理由を判断しにくくなるためです。
同じ条件に近い架電で、件数と率の両方を比べましょう。少ない架電の中で取次が数件増えただけなら、その差をすぐに台本の優劣と決めず、対象や担当者の違いも確かめます。

取次率が上がっても、対象外の担当者への接続や、目的を理解していない相手とのアポが増えれば、後の商談に負担が残ります。適切な担当者と話せた数、商談の実施状況、相手からの苦情も合わせて見て、次に残す言い方を判断してください。

自社で改善しきれない場合は営業支援会社への相談も検討する

台本と架電結果を社内で振り返れるなら、まずは原因を絞って改善を試せます。一方で、対象企業の調査や架電、通話の分析に手が回らず、検証自体が止まっている場合は、外部の人手や経験を補う方法があります。
外部へ依頼しても、自社商材の説明や対象の条件、連絡停止先は共有が必要です。「受付を必ず突破する」ことを求めるより、どこで止まっているかを明らかにし、適切な相手との接点を増やせる支援かを見ましょう。

依頼範囲と報告内容を比較する

提案を受ける際は、リストの精査、台本作成、架電、通話内容や結果の共有、改善提案のどこまで含むかを確かめます。電話をかける量だけ増やしても、用件や対象のズレが残れば同じ断り方が続くため、結果を次の変更へつなぐ役割が必要です。
報告で受付の応答と担当者との会話を分けて見られるか、相手の反応をどの程度確認できるかを尋ねてください。録音を利用する場合は、取り扱いと共有方法も含めて合意しておくと、社内の改善へ生かしやすくなります。

料金は固定額、稼働時間や件数、成果のどれに対する費用かをそろえて比べます。成果報酬では資料送付の了承と有効商談を同じ成果にせず、対象部署、商談の目的、キャンセルや重複の扱いまで確認しましょう。準備費用や最低契約期間、解約条件、台本・リスト・履歴を引き継げる範囲も合わせて見ると、必要な総費用と社内に残る作業を判断できます。

受付突破の改善を相談できる営業支援会社3社

ここでは、用件づくりや電話の実行、結果の分析を相談できる3社を紹介します。受付突破だけの専用サービスとしてそろえた一覧ではありません。大手企業への個別開拓、複数手法の検証、電話と商談工程の連動という違いから、自社に必要な役割を比べてください。

企業名	支援の特徴	相談が向く課題
日本営業推進センター株式会社【プロベルおすすめ】	個別調査・レター・電話を組み合わせた大手決裁者との接点づくり	大手向けの用件づくりと、架電内容を確認しながらの改善
株式会社Early Bird【プロベルおすすめ】	電話を含む複数チャネルの検証と営業の仕組みづくり	架電先や連絡方法から見直し、社内に改善ノウハウを残したい
LongWave株式会社【プロベルおすすめ】	電話のトーク品質改善と他チャネル・商談工程の連動	電話の反応を踏まえ、商談以降も含む実行体制を整えたい

日本営業推進センター株式会社【プロベルおすすめ】

出典：日本営業推進センター株式会社

会社名	日本営業推進センター株式会社
サービス名	かざあな隊
支援範囲	大手企業の適切な部門・決裁者との商談設定、商談に向けた作戦会議
実行・改善の進め方	IR等を踏まえた個別レターと秘書経由の電話。全架電履歴と週1回の動画による進捗共有
料金	プロベル掲載参考：月15万円（月12社の大手企業へアプローチ）、初期15万円、契約12か月〜。税区分・対象案件への適用条件は要確認

日本営業推進センターの「かざあな隊」は、大手企業の開拓に特化した営業代行です。相手企業の中期経営計画などを調べたうえで社長宛てに手紙を送り、秘書への電話と組み合わせて、トップダウンで決裁者のアポイントを取ります。受付での一言を工夫するより、相手企業の課題と自社の提案のつながりから準備したい場合の相談先です。

料金表（2026年7月版）では、おためしコースは月15万円（税別）で月12社の大手企業にアプローチする内容です。別途初期費用が15万円、契約期間は12か月（自動更新）、お支払いは一括前入金（総額195万円・税別）で、短期のお試し契約とは異なります。実質1か月のベース構築（リスト方向性の協議、商品理解、リスト案出し・精査、提案方向性の協議、構文案の作成）のあとに、12か月の実働に入ります。

商談前の作戦会議（5万円／商談）、商談資料の作成代行（15万円／商談）、商談同行（10万円／商談）は別途の有料オプションです。商談の準備まで任せたい場合は、この費用も含めて検討してください。

日本営業推進センター株式会社の詳細ページを見る

株式会社Early Bird【プロベルおすすめ】

出典：株式会社Early Bird

会社名	株式会社Early Bird
サービス名	BtoB営業支援（プロベル掲載プラン：GIVE SALES）
支援範囲	ターゲット・KPI・リスト・顧客管理の設計、電話等の接点づくり、商談・クロージング支援
実行・改善の進め方	複数チャネルを試して商談品質や費用を比較し、結果と改善履歴を共有。営業の型を社内へ残す
料金	プロベル掲載GIVE SALESテストマーケティングモデルは月20万円〜が参考。受付対応だけの価格ではなく、範囲・税区分・契約期間は要確認

株式会社Early Birdは、営業戦略やターゲット、リスト、顧客管理の設計から、テレアポなどの接点づくり、商談まで支援する会社です。電話、フォーム、手紙、SNSなどを検証し、商材に合う方法へ集中させる進め方を取っています。

公式の製造業の事例では、電話とフォームを同時に試し、商談1件あたりの費用を比較して予算配分を変え、手紙も追加しています。受付トークの修正だけに絞らず、そもそもの対象や連絡方法に課題がないかを検証したい企業の参考になります。
施策結果や改善履歴の共有、CRMの設計・運用、営業プロセスの型化も扱うため、外注後に自社で改善を続ける仕組みを残したい場合にも検討できます。

プロベルには、GIVE SALESのテストマーケティングモデルが月20万円〜で掲載されています。一般の営業支援プランの参考価格であり、受付対応や架電単体に適用される一律料金ではありません。リスト精査、台本、架電、分析・研修の含有範囲と、税区分、契約期間をそろえて見積もりを確認しましょう。

株式会社Early Birdの詳細ページを見る

LongWave株式会社【プロベルおすすめ】

出典：LongWave株式会社

会社名	LongWave株式会社
サービス名	エイギョウブ
支援範囲	営業戦略、電話・フォーム・SNS等の実行支援、商談・成約までの支援
実行・改善の進め方	精査リストへ架電し、反応を踏まえてトーク品質を改善。他チャネルを組み合わせ、結果を定期報告
料金	掲載参考：新規開拓特化のマルチチャネル営業支援は月20万〜80万円（税別）。総合営業支援は支援範囲・体制に応じた個別見積もり。架電単体の料金ではなく、稼働量・契約期間・対象工程を確認

LongWaveの「エイギョウブ」は、戦略設計から営業の実行・改善、商談・成約までを支援します。電話営業では精査したリストへ架電し、結果を踏まえてトーク品質を高める方針です。
電話の反応を確認しながら、SNSやDMなど別の接点も組み合わせられるため、電話だけでは届きにくい相手への連絡方法を含めて検討できます。

また、アポイント獲得後の商談やクロージングも支援範囲として案内しています。担当者とは話せても商談へ進みにくい場合は、電話の用件と、その後の提案内容をつなぐ役割まで相談するとよいでしょう。受付での取次だけを増やす依頼とは、必要な体制が変わります。

プロベル掲載の「新規開拓特化｜マルチチャネル営業支援」は月20万〜80万円（税別）が参考価格です（2026年10月21日確認）。電話・フォームDM・LinkedIn・訪問営業などを組み合わせる支援で、受付対応や架電単体の料金ではありません。公式サイトの総合営業支援は、支援範囲・体制に応じた個別見積もりです。架電量、台本の見直し、結果共有、他チャネルや商談支援のうち、今回含む工程を確認し、最低期間や社内担当との分担も合わせて比べましょう。

LongWave株式会社の詳細ページを見る

受付突破は、相手に伝わる用件と継続的な改善から始めよう

テレアポの受付突破では、提案と担当業務の関連性を確かめ、名乗り・用件・取次先を短く伝えることが基本です。不在、窓口の指定、明確な拒否を分け、相手の返答に合う次の対応を選びましょう。
改善するときは、取次、担当者との会話、商談設定を同じ成果として数えず、定義と分母をそろえて記録します。どこで止まったかが分かれば、調査、時間帯、用件、提案内容のどこを見直すかも判断しやすくなります。

社内で改善が進まない場合は、現在の台本と架電結果、対象企業の条件、連絡停止先、任せたい工程を整理しておきましょう。調査・架電・分析のどこに支援が必要か、どの相談先が合うか迷うときは、プロベルへご相談ください。自社の課題と必要な報告内容を伝えることで、支援範囲の違いを比較しやすくなります。

プロベルへのご相談はこちら