採用が強い会社は密かにやっている、応募から入社までを線で繋ぐ全体設計

採用がうまくいかない時、あなたの会社はどうしていますか？採用の成否を分ける最大の要因は、求人媒体の選定や原稿の書き方などではありません。最も重要なことは、応募から入社に至るまでの「求職者コミュニケーション」です。

今回は、3000社以上の採用に関わってきた実績を持つ、わたくしプロベル代表の竹村優が、求職者の不安を解消し、内定承諾率を劇的に向上させるための全体設計のノウハウを解説します。

執筆：竹村 優（株式会社プロベル 代表取締役）

採用が強い企業が実践している「全体設計」の考え方

採用施策を検討する際、「どうやって母集団を形成するか」「どの媒体を使うか」という議論になりがちですが、実はそれだけでは不十分です。例えば、100件の応募があっても、実際に面接に進むのはわずか10人だけ、という課題を抱える企業は非常に多いのです。この場合、原因は媒体の質ではなく、求職者とのコミュニケーション設計にあります。

採用活動に強い企業は、対応をその場しのぎにせず、応募から入社までのコミュニケーションをあらかじめ緻密に設計しており、各フェーズでの目的を明確に決めているのです。 

応募直後は「安心してもらう」、面接前は「不安を減らす」、面接中は「理解を深めてもらう」、面接後は「温度感を下げない」、そして内定後は「入社理由をしっかり作る」。このように、各段階で求職者の心理に寄り添い、線で繋ぐような一貫した設計を行うことが、採用成功への唯一の道となります。

このコミュニケーション設計について、フェーズごとに詳しく解説していきます。

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https://youtu.be/C6vPwppPsxA

応募直後は「スピード」が命！通電率を高める即電の裏ワザ

まず「応募直後」の対応において、最も重要になるのは「レスポンスのスピード」です。とにかく「即レス」。最近のトレンドとして、応募があった瞬間にすぐ電話をかける企業が増えています。

実際に、ある実験では、応募から「5分以内」に電話をかけると、95パーセントの確率で求職者に繋がりました。しかし、これが「10分」に遅れるだけで、繋がる確率は80パーセントを切り、15パーセントもの差が開いてしまうのです。 さらに、24時間が経過すると、繋がる確率は60パーセント程度にまで落ち込んでしまいます。求職者のモチベーションが最も高い瞬間を逃さないためにも、即時の対応ができる体制をあらかじめ構築しておくことが不可欠です。

書類選考がない企業であれば、電話が繋がったその場で面接日程を確定させます。書類選考を挟む場合は、書類の送付手順などを口頭で伝えた後、同じ内容をショートメッセージでも送付し、提出期限を明確に決めておきましょう。これも、離脱を防ぐ有効な手段です。

面接前の丁寧なリマインドで求職者を迷わせない

面接前の目的は「求職者の不安を減らすこと」です。初めて接する企業に対して、多くの求職者は緊張や不安を抱いています。そこで、持ち物や服装の指定、場所の案内などを丁寧に行うことが、ドタキャンや面接辞退を防ぐ上で大切です。

特に服装については、単に「私服でお越しください」「服装自由」と伝えるだけでは、かえって求職者の方を悩ませてしまいます。「清潔感のある服装なら、オフィスカジュアルやジーンズなどでも問題ありません。リラックスしてお越しください」などと具体的に伝えて、安心させてあげることが大切です。

また、最寄り駅の出口や駐車場の情報を事前にショートメッセージで送る工夫も効果的です。細やかな案内があるだけで、求職者は大切に扱われていると感じ、志望度を高めるきっかけにもなります。

本音を引き出すには、面接官から「自己開示」を

面接中に行うべきコミュニケーションで最も重要なのは、面接官の自己開示です。 多くの企業が、求職者に対して一方的に質問を繰り返す「尋問」のような面接を行いがちです。でも、お互いをよく知らないような警戒状態で、本音を話してくれるはずはありません。

そこで、まずは面接官が「入社した理由」「働いていて何に魅力ややりがいを感じているか」「どんなことを目指しているのか」といったことを、5分から10分ほど語ります。先に自己開示を行うことで職場のリアルな空気感が伝わり、求職者との距離が一気に縮まるはずです。その後に質問を投げかけることで、取りつくろった回答ではなく、求職者の本当の価値観や本音を引き出すことができるのです。

内定辞退を防ぐ！最終面接後の「1日以内の内定提示」と内定後フォロー

面接後のコミュニケーションにおいても「スピード」が第一です。連絡が遅くなればなるほど求職者の温度感は下がり、並行して受けている他社へ流れてしまいます。 最終面接の後は、その場で内定を伝えるか、遅くとも「1日以内」に内定提示を行うのが鉄則です。代表者などのトップから直接熱意を持って伝えることが、最大の入社動機づけになります。

また内定を出した後に、ただ承諾の連絡を待つだけの受け身の姿勢でいると、内定辞退を招きかねません。 

そのため、内定後には、求職者の抱える懸念や不安を取り除くための会食の場を設けたり、社員と再度カジュアル面談をしてもらったりして、積極的に関わりを持つ必要があります。 また、求職者の家族の反対による「家族ブロック」を防ぐために、安心してもらえる企業説明資料やパンフレットを渡すフォローも有効です。

こうした一連の求職者コミュニケーションを、すべて自社のリソースだけで完璧に行うのは難しい、と感じる企業も多いかもしれません。しかし諦める必要はありません。最近では、応募対応や日程調整、全体設計などを専門に代行してくれるRPOサービスを外注で活用する企業が多くあります。

プロベルでも、採用課題の解決に向けた無料の相談を承っています。まずはプロの手を借りながら、自社に最適な「コミュニケーションの仕組みづくり」から始めてみてはいかがでしょうか。

採用に関するご相談・お問い合わせは、下記の窓口またはお電話で受け付けています。
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TEL：052-870-6600（平日9:00〜18:00）

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