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「残業を減らそう」と呼びかけても、仕事の量や締切、承認待ちが変わらなければ、従業員は同じ仕事を短い時間に押し込むことになります。退勤の時刻だけを早めると、申告されない残業が増え、実態を捉えにくくなるおそれもあります。

長時間労働の対策では、実際の働き方を確かめ、業務量・配分、手順、管理のどこに原因があるかに応じて仕事の進め方を変えることが大切です。この記事では、経営者や人事労務・部門責任者に向け、原因別の改善方法と、実行後に確認したい点を解説します。健康不調や著しい過重負担がある場合は、全社調査が終わるのを待たず、人事や産業医等と対応してください。

長時間労働の対策は、原因に合う打ち手から選ぶ

同じ「帰る時間が遅い」という状態でも、仕事が多すぎる場合と、確認や承認に時間がかかる場合では、変えるべきことが違います。まずは時間の長さと一緒に、負担が生じる場面を確認しましょう。

主な原因	確認すること	対策の方向
業務量の過多・配分の偏り	処理件数、担当別の負荷、急な依頼や繁忙期	仕事の中止・完成基準の調整、納期変更、分担・応援
非効率な手順	二重入力、会議、差戻し、承認待ち	手順の標準化、権限や確認方法の整理、定型作業の自動化
管理・職場の風土	申告と実態の差、指示の出し方、長時間勤務への評価	実態把握、管理者による業務調整、休息・休暇と評価の見直し

原因は一つとは限りません。例えば、特定の担当者しか処理できない仕事に急ぎの依頼が重なる職場では、依頼の受付条件を変えることと、代わりに対応できる人を育てることの両方が必要です。残業時間だけを目標にせず、何を変えれば負担が減るかを決めると、施策を選びやすくなります。

対策の前提となる時間外労働のルールと健康確保

改善を進める際は、法令や36協定で守る上限、社内で早めに手を打つための基準、医師の面接指導の要件を分けて確認します。上限まで働かせることを前提にしたり、一定時間未満なら健康上の問題がないと判断したりすることは避けましょう。

36協定と上限規制は、休日労働を含むかまで確認する

法定労働時間は、原則として休憩を除き1日8時間・週40時間です。これを超える労働や法定休日の労働を行わせるには、36協定の締結・届出等が必要で、協定で定めた範囲も守らなければなりません。一般則の時間外労働の上限は、月45時間・年360時間です。

通常予見できない業務量の大幅な増加など、臨時的な事情に対応する特別条項があっても、次の上限が適用されます。時間外労働だけを数えるものと、法定休日労働も加えるものを区別してください。

区分	一般則の上限・条件	法定休日労働の算入
原則の時間外労働	月45時間・年360時間	含めない
特別条項がある場合の年間時間外労働	年720時間以下	含めない
1か月の時間外・休日労働	合計100時間未満	含める
連続する2〜6か月の各平均	1か月当たり80時間以下	含める
原則の月上限を超える月数	年6か月以内	月45時間超の判定は時間外労働

対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制では、原則の限度は月42時間・年320時間です。この場合、特別条項で月42時間を超えられるのも年6か月以内となります。月45時間を超えたという一点だけで個社の違法性を決めつけず、対象制度、特別条項、休日労働を含めた時間、協定の内容まで確かめる必要があります。

参考：厚生労働省「時間外労働の上限について」

業種・業務や働き方によって適用条件を確かめる

前述の数値は一般則です。建設の災害復旧・復興、自動車運転者、医業に従事する医師などには特例があり、新技術等の研究開発業務には上限規制の適用除外があります。変形労働時間制などの働き方も含め、自社に適用される制度と協定を人事労務や社会保険労務士等と確認しましょう。

また、管理職という肩書だけで労働基準法上の管理監督者に当たるとは限りません。労働時間規制上の扱いと、健康確保のために働く状況を把握することも別です。肩書を理由に、過重負担の確認から外さないようにしてください。

健康への対応は、削減施策と並行して進める

通常の労働者（高度プロフェッショナル制度適用者を除く）については、月80時間を超える時間外・休日労働があり、疲労の蓄積が認められ、本人から申出があった場合、医師による面接指導が必要です。ここでの時間は、休憩を除き週40時間を超えて働いた部分を基に算定するもので、会社の所定時間を超えた「残業」の集計と同じとは限りません。

月80時間超で申出がない場合も、面接指導を行うよう努める必要があります。研究開発業務従事者などは別の要件もあるため、対象者の区分を確認しましょう。時間情報の本人への通知、相談窓口や申出方法の周知を行い、面接後は医師の意見を踏まえて業務や労働時間の調整につなげます。

こうした基準は、そこまで対応を待ってよいという意味ではありません。健康への配慮が必要な人には早めに相談・面接等の対応を検討し、仕事を減らす取り組みと並行して進めることが大切です。

参考：厚生労働省「長時間労働者、高ストレス者の面接指導について」

参考：厚生労働省「過重労働による健康障害防止のための総合対策」

長時間労働が起きている実態と原因を把握する

初めから全業務を細かく測るより、既存の勤怠や業務記録で負担の大きい部署・時期を絞り、現場の話と照らすところから始めます。調査の目的は個人の能力を順位付けすることではなく、どの仕事の何を変えるかを決めることです。

勤怠記録とPCログ・入退場記録の差を確認する

労働時間の把握は、使用者による現認や、タイムカード・PC使用時間などの客観的記録を基に行うのが原則です。自己申告と客観的記録に大きな差がある場合は、実態を調べ、必要な補正を行います。

ただし、PCの稼働時間を、そのまま実労働時間と自動判定することはできません。例えば、終業後にPCが動いていても、実際の業務か放置かで意味が変わります。反対に、PCを使わない会議や電話、外出中の仕事もあるため、記録の差を本人への確認の入口にするとよいでしょう。

打刻後や休日、持ち帰って行った仕事も確認対象に含めます。ログがないことだけで仕事をしていないと判断せず、記録ごとの取得範囲を理解して使うことが重要です。

参考：厚生労働省「過重労働の防止」

部署・担当・時期を分け、業務のどこに負担があるか聞く

部署平均が減っていても、一部の担当者に負担が集中している場合があります。担当別・繁忙日別に時間と処理件数を分け、件数が増えたのか、難しい案件や差戻しが多いのか、承認待ちの後に仕事が集中するのかを確認します。

聞き取りでは「なぜ遅いのか」と個人を責めるより、「どの依頼が重なったか」「誰の確認を待っていたか」と仕事の流れを尋ねると、調整できる点が見えます。打鍵量や画面操作の多さだけでは、判断や調整に要する負担は分からないため、数字と現場の説明を合わせて施策を選びましょう。

業務量と配分の見直しで、終わらない仕事を減らす

仕事の総量が多すぎる場合は、手を速く動かす工夫だけでは限界があります。一方、特定の人に集中しているなら、分担できる状態をつくることが必要です。量と偏りを分けて見直します。

優先順位と納期を調整し、仕事の総量を減らす

まず、使われていない報告、同じ情報の重複入力、目的に対して作り込みすぎている資料など、やめる・簡略化する候補を管理者が決めます。必要な仕事についても、完成基準と期限を見直す余地がないか確認しましょう。

例えば、締日前に追加依頼が集中する職場なら、依頼を受ける期限と、期限後の追加を判断する承認者を決める方法があります。担当者に早く処理させるだけでなく、何を後へ回すかまで管理者が選べると、仕事量を調整できます。実施後は残業時間とともに、未処理の仕事や納期遅延が増えていないかを見ます。

担当の偏りをならし、代わりに対応できる人を育てる

問い合わせや専門作業が一人に集中する場合は、副担当を置き、ペア対応や手順書を通じて分担できる状態をつくります。引き継ぐ側のスキル・権限・空き時間を確認し、最初は一部の仕事から任せると、教育と通常業務の負担を調整しやすくなります。

移管した担当者だけの残業が減っても、受け手が同じ時間だけ遅くまで働くなら、チーム全体の問題は残ります。教育の時間も含めて予定に組み込み、移管先の労働時間や差戻しも確認しましょう。繁忙期だけの応援で足りるのか、継続的に代替者が必要なのかも判断します。

人員補強・外注と取引条件の見直しを組み合わせる

不要な仕事の削減や分担を進めても処理しきれない場合は、採用、他部署からの応援、外注を検討します。委ねる範囲だけでなく、社内に残る判断、資料の受け渡し、教育や検収に必要な時間も見積もることが大切です。

また、顧客からの短納期や相次ぐ仕様変更が原因なら、現場だけに吸収させず、経営層や責任者が納期・価格・受付条件を交渉する必要があります。自社の仕事を減らす代わりに、外注先や別部署へ無理な条件を移さないよう、範囲と費用・期限を調整しましょう。

業務手順の改善で、待ち時間と手戻りを減らす

必要な仕事は残しながら負担を減らすには、工程のどこで待ちや重複が生じるかを見ます。会議や承認の仕方を整理したうえで、繰り返す作業の標準化・自動化を検討すると、不要な手順をそのままシステムへ移すことを防げます。

会議・資料・承認の目的と完成基準を揃える

会議は、意思決定のためか、情報共有のためかを明確にし、議題に必要な参加者と決定者をそろえます。共有だけなら別の方法で足りる場合もあり、全員が同じ時間拘束される必要があるかを見直せます。

資料も、誰が何を判断するために使うかと、必要な項目を先に決めると、見た目の修正を繰り返す手間を減らせます。承認段階や権限を見直す際は、法令や品質上の確認まで省かず、判断の重複や所在の曖昧さを整理しましょう。変更後は承認待ちと差戻しの両方が減ったかを確かめます。

標準化してから、定型作業を自動化する

部署ごとに入力項目や手順が異なる仕事を、そのまま自動化すると、例外処理が増えて管理が複雑になります。まず重複をなくし、入力する情報と判断が必要な箇所をそろえ、繰り返し部分から対象を絞りましょう。

例えば、同じ顧客情報の転記をシステム連携へ置き換える場合でも、情報が欠けたときに誰が確認するかを決めておきます。導入・保守の時間や誤処理の修正も含めて総工数を比べると、単に作業を自動化しただけなのか、実際に負担を減らせたのかを判断できます。

参考：厚生労働省「仕事特性、仕事のやり方に難あり」

管理・労務の運用を変え、隠れ残業を防ぐ

仕組みやルールを設けても、それを見て管理者が判断し、仕事を調整しなければ負担は変わりません。ここでは、時間の把握を実際の対応へつなげる運用を紹介します。

月末を待たず、アラート後に業務を調整する

月末に超過を確認するだけでは、その月の仕事を調整できる機会が限られます。人事が累積時間や見込みを管理者へ届け、負担が高まりそうな人の仕事を減らす、移す、期限を変える判断につなげましょう。

アラートには「確認してください」だけでなく、誰がいつまでに何を決めるかを付けると、対応が止まりにくくなります。社内の早期警戒基準は、協定や法令の上限とは別に、自社の仕事の周期や健康への配慮に合わせて設計します。通知した件数より、業務調整が実行されたかを追うことが大切です。

事前申請制とノー残業デーを、業務調整とセットにする

残業の事前申請は、必要な仕事と予定時間を管理者が確認する機会になります。今必要な仕事か、翌日へ回せるかを判断し、ノー残業デーを設ける場合は会議・納期や顧客窓口も合わせて調整しましょう。例外が起きたときの連絡先も必要です。

ただし、申請がない、承認していないという理由だけで、実際に行われた労働を一律に記録から外すことはできません。労働時間は指揮命令下にあった実態に基づいて確認します。申告時間の上限を設けたり打刻だけを早めさせたりすると、見かけの数字が下がっても、健康や賃金の問題を見逃すおそれがあります。

休息と休暇を確保し、長く働くことを評価しない

休息や休暇を取りやすくするには、休む人の代替担当や引き継ぎを整える必要があります。休暇の前後に仕事が集中して長時間労働が増えていないかも見て、締切や担当を調整しましょう。

終業から次の始業までの休息を確保する勤務間インターバル制度の導入は、一般に事業主の努力義務です。全社に一律11時間の確保が義務付けられていると扱わず、自社への適用条件と働き方を確認して制度を設計します。

併せて、長く席にいる人を高く評価する運用を見直し、成果・品質やチームへの協力を評価することも大切です。管理者自身が退勤や休暇の取り方を示し、時間内に終えるための相談を受け止めると、ルールを実際に使いやすくなります。

長時間労働対策を実行し、改善が続くか確かめる

対策には責任者と確認する時点を設け、現場で試した結果を次の判断へ戻します。以下は運用の一例です。

実施段階	担当と決めること	確認する指標
現状把握	人事・部門責任者が対象部署と原因を確認	担当別時間、処理件数、記録の差、健康上の懸念
施策決定	責任者が変更範囲・権限・期限を決定	減らす仕事、移す仕事、社内に残る対応
一部での試行	部門責任者と現場が手順を実行し問題を報告	待ち時間、差戻し、担当時間、未処理件数
検証・見直し	人事と部門責任者が継続・修正・横展開を判断	残業の偏り、品質、納期、他者への負担移動

責任者・対象業務・期限を決め、一部部署で試す

経営は目的・予算・権限、人事は時間記録と健康確保の運用、部門責任者は割り当てや期限の変更、現場は負担や問題の報告を担う、と役割を分ける方法があります。施策ごとに担当者と確認日を決めれば、誰も判断しないまま残る仕事を減らせます。

例えば、繁忙期の前に一部の部署で承認手順を変え、実際の手戻りや担当者の負担を確かめてから広げます。試行中も必要な健康対応や上限への対応は先送りせず、問題があればその時点で仕事を調整してください。

残業時間だけでなく、品質と負担の移動も確認する

残業が減っても、受けた仕事の件数が減っただけなのか、処理の仕方が変わったのかで評価は異なります。繁閑や処理件数の近い条件で、平均時間に加えて一部の人への集中、休日稼働、未処理件数、納期遅延、手戻りを見ます。

また、現場への聞き取りで、持ち帰りの仕事や申告しづらさが増えていないかを確認しましょう。他部署や外注先に負担を移しただけなら、効率が改善したとは言い切れません。数字と現場の声が合わない場合は、原因の見立てと施策を見直すことが、改善を続けるために必要です。

参考：厚生労働省「働き方・休み方に関する実態把握に問題あり」

長時間労働対策を支えるツール・支援会社

実態の把握を続けにくい、勤怠との突合に手間がかかる、改善策が現場に定着しないといった場合は、目的に合うツールや支援を検討できます。以下の3社は支援の中心が異なるため、自社に不足する役割から選びましょう。

会社・サービス	支援の中心	導入前に確かめること
【プロベルおすすめ】セブンセンスマーケティング株式会社	みえるクラウド®ログ：PCログの継続記録・可視化	取得範囲・閲覧者・対象台数・PC外業務の補完
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社	MITERAS仕事可視化：勤怠とPC稼働の突合・終業時刻の通知	既存勤怠とのAPI連携可否・利用人数別の費用
株式会社ワーク・ライフバランス	働き方改革コンサルティング：経営と現場への働きかけ・改善定着	支援範囲・成果物・対象部署・社内の活動時間

【プロベルおすすめ】セブンセンスマーケティング株式会社

会社名	セブンセンスマーケティング株式会社
サービス名	みえるクラウド®ログ
支援・機能の範囲	PCログの自動記録・蓄積・レポート、時間外や休日の稼働の可視化
料金・契約条件	スタンダード月額50,000円〜（税抜、PC50台以上、51台目以降1台1,000円／月）、 初期200,000円（税別）。 契約1年間、満了1か月前までに所定の解約申込みがなければ同条件で1年更新
サービス・料金案内	https://mierucloud.co.jp/log/

セブンセンスマーケティング株式会社は、PC作業のログを自動で記録・蓄積する「みえるクラウド®ログ」を提供しています。時間外や休日の稼働、担当者ごとの対応時間などを把握し、負担の偏りを本人や管理者と話し合う材料として使えます。

公式のスタンダードプランはPC50台以上が対象で、WindowsとMacに対応しています。AIエージェントとのMCP連携を使うプランは追加の機能・条件として分けて検討してください。
導入前には、記録する情報の範囲、閲覧できる人、保存やAI処理の条件を確かめ、従業員にも目的を説明すると、改善のための運用を整えやすくなります。

PC外で行う業務は別の記録や聞き取りで補い、ログだけで労働時間や成果を決めないことも必要です。導入と同時に、見つかった時間外稼働を誰が確認し、どの仕事を調整するかまで決めるとよいでしょう。

参考：みえるクラウド ログ利用規約

筆者・監修者のおすすめポイント
PC中心の業務で、時間外稼働や担当別の対応時間を継続して把握したい企業の候補です。取得範囲・利用目的・対象台数を先に整理し、負担の偏りを話し合う材料づくりに使えます。

パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社

会社名	パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
サービス名	MITERAS仕事可視化
支援・機能の範囲	PC稼働ログと勤怠データの乖離確認、定時前・定時の通知
料金・契約条件	公表例：タイムレポートプランを5,000名以上で利用する場合、1ユーザー月210円。 別途初期費用。 自社の人数・用途・税区分・契約条件は要見積もり
公式サイト	https://www.persol-bd.co.jp/service/product/s-miteras/

「MITERAS仕事可視化」は、勤怠データとPCの稼働実態のずれを確認したい企業の選択肢です。ログを基に、申告されていない稼働や休日の作業を確認する運用を支援します。

定時前と定時には、操作ブロック画面で業務終了時刻を知らせる機能があります。強制的なシャットダウンとは異なり、終業を意識するきっかけをつくるものです。
公式FAQでは画面キャプチャ機能を設けていないとされ、1名からの利用も案内されています。既存の勤怠システムとのAPI連携は、対応できるかを個別に確認する必要があります。

公表されている月210円は、タイムレポートプランを5,000名以上で使う場合の例で、初期費用も別です。自社の人数、目的と接続条件をそろえて見積もりを確認しましょう。

筆者・監修者のおすすめポイント
既存勤怠との乖離確認を効率化し、終業時刻の通知も運用に組み込みたい企業の候補です。自社の勤怠システムとの接続可否と、利用人数別の見積条件を合わせて比較できます。

株式会社ワーク・ライフバランス

会社名	株式会社ワーク・ライフバランス
サービス名	働き方改革コンサルティング
支援・機能の範囲	経営層と現場への働きかけ、ヒアリングに基づく個別支援、チームの改善活動
料金・契約条件	要問い合わせ（支援範囲・成果物・対象部署・社内側の活動時間等を個別に確認）
公式サイト	https://work-life-b.co.jp/service-consulting

株式会社ワーク・ライフバランスは、経営層と現場の両方へ働きかける、働き方改革コンサルティングを提供しています。時間や課題は分かっていても、管理者やチームが改善を続けられない場合に検討できる支援です。

ヒアリングを通じて企業ごとの課題に合わせた支援を行い、チームで問題を見つけ、共有し、解決を続ける「カエル会議®」などの手法を案内しています。PCログを集めるサービスとは役割が異なり、現場での実行や振り返りをどう定着させるかを相談できます。

依頼する際は、関与する部署、支援の範囲と成果物、社内担当者が活動に使う時間を具体的に確認しましょう。料金は要問い合わせです。

筆者・監修者のおすすめポイント
ルールや目標を設けても行動が変わらず、経営層と現場を巻き込んで改善を続けたい企業の候補です。伴走の範囲と、社内で引き受ける活動を確認して選ぶとよいでしょう。

まとめ：仕事の進め方と管理を変え、長時間労働を減らそう

長時間労働を減らすには、実態を確認し、業務量や配分、手順、管理の原因に合う施策を選ぶことが大切です。仕事の中止や納期調整、代替できる人の育成、承認や定型作業の見直しを、管理者が実行できる形にしましょう。

健康確保とルールの遵守は、改善策と並行して進めます。実施後は残業時間だけでなく、品質や未処理の仕事、他の人への負担移動も確認してください。実態把握のツールや改善の定着支援をどう選ぶか迷う場合は、自社の課題に合う相談先を探すために、プロベルへ相談してみてください。

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