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担当者に仕事内容を書き出してもらったのに、「経理業務」と「請求書送付」が同じ一覧に並んでいる。これでは、誰が何を担い、どこに引き継ぎの難しさがあるかを比べにくいものです。業務棚卸しでは、仕事を集めるだけでなく、一つひとつの大きさと記入する項目を揃えることが大切です。

この記事では、法人の業務改善担当者に向けて、棚卸しの範囲・粒度の決め方、表に入れる項目と記入例、現場への聞き取り、改善候補の優先づけまでを解説します。必要に応じて活用できるツール・支援会社も、担う役割の違いから紹介します。

業務棚卸しとは、仕事の全体像を洗い出して整理すること

業務棚卸しとは、部署や個人が行っている仕事を洗い出し、内容・目的・担当・頻度・前後関係を整理する取り組みです。主な成果物は、関係者が現在の仕事を共有するための業務一覧です。工程のつながりが一覧だけでは分かりにくい部分は、フロー図で補います。

まず現状を揃えて把握し、何を変えるべきかを話し合える土台をつくることが、棚卸しの役割です。

参考：ナビゲート「業務棚卸しから体系化までのステップ」

業務量調査・業務フロー図との違い

業務棚卸しは「どんな仕事があり、誰が、どう行っているか」を整理します。これに対し、業務量調査は時間・件数・負荷を定量的に把握するための調査です。棚卸し表にも概算工数を入れられますが、精密な計測や人員換算が必要なら、目的に合わせて別途調査を設計します。

業務フロー図は、仕事の順番や分岐、担当間の受け渡しを示す表現方法です。例えば、請求業務にどんな作業があるかを一覧で整理し、承認の差し戻しがどこで起きるかを図で確かめる、と使い分けると全体像と工程の関係を共有しやすくなります。

重複・属人化・手戻りを見つける土台になる

仕事を担当や入出力と結び付けて並べると、同じ情報を別部署で入力している、特定の人しか判断できない、承認後に前工程へ戻っている、といった状態が見えてきます。業務名だけの一覧では分からない、工程や役割の問題を確かめる入口になります。

例えば、代替者がいない仕事を見つけた後は、手順の文書化や代替担当者の育成が必要です。

参考：リコー「業務改善につながる業務棚卸」

業務棚卸しを始める前に、範囲と粒度を決める

最初から全社の全業務を細かく調べようとすると、収集と整理の負担が膨らみます。何を判断するための棚卸しかを決め、その目的に必要な範囲と、一覧の1行に書く仕事の単位を揃えておきましょう。

目的・対象範囲と、今回どこまで整えるかを決める

目的は、「業務を見える化する」より一歩具体的にすると、集める情報を選びやすくなります。例えば「請求業務の担当と手順を共有し、二重入力と引き継げない工程を見つける」と決めれば、経理部門だけでなく、営業からの依頼、承認、顧客への送付まで確認する必要があると分かります。

対象部署・業務・担当者と確認責任者を決め、今回の完了条件も共有します。「対象一覧に担当・頻度・開始と終了が入り、不明点は解消するか、確認先を付けて残す」といった条件なら、回収した表がどの状態になれば一区切りかを判断できます。月次・年次や例外対応も、どの記録から拾うかを先に決めておくとよいでしょう。

1行の粒度は、担当・判断・成果物の切り替わりで揃える

業務の粒度とは、仕事をどこまで細かく分けるかという単位です。「経理全般」では広すぎて問題のある工程が見えず、「ファイルを開く」まで分けると、一覧が細かくなりすぎます。担当、判断、成果物が切り替わる箇所を目安にすると、目的に合った区切りを考えやすくなります。

例えば請求業務なら、「請求データ照合」「請求内容の承認」「請求書送付」と分け、開始する条件と完了した状態を添えます。経理＞請求＞具体的作業のような階層も使えますが、階層数や作業時間を全業務で固定する必要はありません。詳しい操作手順は、引き継ぎなどに必要な業務だけ後から深めます。

参考：パーソルエクセルHRパートナーズ「業務棚卸しの粒度・ヒアリング項目」

評価ではなく業務の共有が目的だと伝え、記入時間を確保する

現場には、棚卸しの目的、一覧を見る人、記入・聞き取りに必要な時間を事前に伝えます。能力を査定するための調査だと受け止められると、困っている仕事や例外対応を話しにくくなり、実態を把握しづらくなるためです。

問い合わせ先と記入例を用意し、通常業務の合間に各自が何とか書く進め方にせず、作業時間を確保しましょう。少数の業務で試しに記入すると、分かりにくい項目や分類のずれを先に直せるため、対象を広げた後の手戻りを抑えやすくなります。

業務棚卸し表に入れる項目と記入例

業務一覧は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算から始められます。最初に仕事の境界と受け渡しが分かる項目を揃え、権限や例外手順の詳細は必要な対象へ追加すると、情報を集めやすくなります。

業務名・担当・頻度・入出力を、同じ書式で書く

次の表は、請求書送付業務を題材にした編集部作成の架空の記入例です。自社の目的に合わせて項目を決める際の参考にしてください。

項目	記入例	確認すること
業務分類・ID	経理＞請求＞請求書送付・BILL-03	同じ仕事を識別できるか
業務名・目的	請求書を顧客へ送付し、支払情報を届ける	名前だけで作業が分かるか
担当・関係者	経理担当／承認は課長／前工程は営業	実行と判断を分けたか
開始・終了	承認済み請求データ受領→送付記録保存	業務の境界が分かるか
入力・成果物	承認済みデータ→請求書PDF・送付記録	何を受け渡すか
主な手順	宛先確認→PDF作成→送付→記録保存	実際の順序か
発生頻度・期限	月次／締め後の社内指定営業日まで	都度・年次も区別できるか
利用システム・帳票	販売管理、メール、請求一覧	転記元と転記先が分かるか
工数の目安	概算。未測定の場合は「未測定」	実測と推定を混同していないか
マニュアル・代替対応	手順書あり／代替担当は要育成	不在時にも実行できるか
課題・例外	宛先変更があれば営業へ差し戻す	標準以外の対応も拾えたか
確認者・更新日	担当者と管理者が確認／変更日に更新	現状と一致しているか

「請求書を送る」だけでなく、何を受け取って始まり、何を保存して終えるかまで書くと、前後工程の担当者も確認できます。自社規程や契約に合わせて記入しましょう。

工数は概算でも、未測定であることを明示すれば、後から精密な調査が必要な業務を選ぶ材料になります。推定値を実測値のように扱わず、時間や件数を比較して判断する段階で、別途業務量調査を検討します。

年次・突発・例外業務も、根拠と確認先を残す

記憶だけで洗い出すと、年に一度の処理や、不備があったときだけ発生する対応が漏れやすくなります。カレンダー、規程・手順書、問い合わせ履歴や日報などと照合し、代理対応や差し戻しも一覧へ補います。

過去の雛形にある仕事を、実施しているか確かめずに自社の業務として加えるのは避けましょう。分からない項目は「不明」と確認先を残し、空欄をゼロや業務なしへ置き換えないことが大切です。個人名・顧客名なども、整理に必要な範囲に絞って扱います。

業務棚卸しの進め方を5ステップで解説

範囲と記入ルールが決まったら、洗い出し、聞き取り、整理、必要箇所のフロー化、関係者確認へ進みます。各担当者の回答を一つにつなげるだけで終わらず、実際の仕事と一致しているかを確かめながら一覧を整えましょう。

1．業務分掌と現場の仕事を照合し、一覧をつくる

業務分掌や規程から仕事の大枠を用意し、担当者が実際に行っている作業をその分類へ書き足します。規程だけでは臨時の対応を落としやすく、自由記述だけでは似た仕事に別の名称が付くため、両方を照合する進め方が有効です。

部署名と業務の機能は必ずしも一致しません。例えば請求業務を営業と経理が分担している場合、同じ請求業務のIDに紐付け、どの工程をどちらが担うかを分けて記録すると、部署をまたぐ一連の仕事として確認できます。

2．現場への聞き取りと記録で、手順・例外を補う

回答を読んで境界や判断が分からない業務は、「何を受け取ると始まるか」「誰が判断するか」「何を渡して終えるか」と順に聞きます。さらに、例外時にどこへ戻すか、不在時に誰が対応できるかを確かめると、通常の手順だけでは見えない仕事も拾えます。

規程と異なる運用があっても、すぐに間違いと決め付けず、なぜその手順になったかを聞きましょう。メールや帳票、PCログは回答を確認する補助になりますが、電話・会話・現場作業や、承認した理由まで自動記録から確定できるわけではありません。不明点に絞った短い追加確認を重ね、実態を補います。

3．業務名・粒度・重複を整理し、現状を確認する

集めた一覧で「月次請求」と「請求書送付」が同列に並んでいたら、前者を工程へ分けるか、親子の階層に分けて整理します。同じ名称でも対象や入出力が違う仕事は、その違いを確認してから扱います。

逆に名称が違っていても、同じデータを二度入力している場合があります。入力元と利用先を照合し、空欄や現行手順との違いは担当者へ戻して確認しましょう。

参考：エイアイエムコンサルティング「業務棚卸の実践方法」

4．受け渡しや分岐がある業務をフロー図で補う

部署をまたぐ受け渡し、承認待ち、差し戻しがある業務は、一覧に加えてフロー図を作ると、誰が何を待っているかを確認しやすくなります。全業務の詳細図を先に完成させる必要はなく、関係を見たい業務から補いましょう。

例えば次のように担当別のレーンを設け、現在の順序と分岐を並べます。以下は説明用の架空例です。

担当レーン	工程と受け渡すもの	分岐
営業	請求データを入力し、経理へ渡す	不備の連絡を受けたら修正して戻す
経理	受領データを確認し、承認者へ渡す	不備があれば営業へ差し戻す
承認者	請求内容を判断し、経理へ承認結果を渡す	承認しない場合は修正理由を添えて戻す
経理	承認済みデータから請求書を作成・送付し、記録を保存する	宛先変更などの例外は確認先へ戻す

この図で現状を確かめてから、どの工程を変えるかを考えます。まだ実施していない改善案を現在のフローへ混ぜると、実際に誰が何をしているかを共有できなくなるため、現状と改善後の案は分けて残します。

5．担当者・関係部署が確認し、更新担当を決める

業務の担当者は実作業、管理者は範囲や役割、前後工程の担当者は受け渡しを確認します。見方を分けることで、本人には当たり前でも、他部署には分からない条件を補えます。未確認の項目は確認先と次に調べる内容を付け、対象範囲で共通認識ができたところを一区切りにします。

異動やシステム・手順の変更後も一覧を使えるよう、保存場所と更新責任者を決めましょう。更新時期は自社の変化に合わせ、業務を変えたときに一覧も直す流れを組み込みます。

棚卸し結果を分類し、改善の優先順位を決める

一覧に仕事が載っていることと、その仕事を変えるべきことは別です。作業の特性や事業上の役割を整理して改善候補を出し、効果だけでなく、止まったときの影響と実行負担を踏まえて着手順を決めましょう。

定型・非定型と、事業上の重要性を別の軸で整理する

まず、手順や判断条件が決まっている定型業務と、状況に応じた判断が必要な業務など、作業の特性を分けます。それとは別に、顧客価値や競争力に直結するか、事業を支え維持するために必要かという役割も確かめます。

定型の処理でも、支払いなど事業を止めないために重要な仕事があります。反対に、判断を伴う仕事でも、情報整理の一部は標準化できるかもしれません。「定型だから不要」「ノンコアだから重要ではない」と決めず、必要な品質や法令・契約上の役割を確かめて改善手段を選びましょう。

廃止・統合・順序変更・簡素化の順で、改善候補を考える

改善案を考える際は、ECRSと呼ばれる4つの視点を使えます。ここでは、廃止（排除）、統合（結合）、順序変更（入れ替え）、簡素化の順に、仕事の目的から見直します。次の例は、棚卸し結果を改善候補へつなげるための架空例です。

視点	問い	架空の改善例
廃止	その成果物を誰が使っているか	使われていない社内向け補助資料の廃止を関係者へ提案する
統合	同じ情報を別々に集めていないか	二重入力している情報を一つの入力元へ集約する
順序変更	後工程で分かる不備を早く見つけられないか	宛先確認を送付直前から受付時へ移す
簡素化	同じ品質を少ない手順で維持できないか	必要な確認を保ちながら転記項目を見直す

参考：日本能率協会コンサルティング「ECRS（改善の4原則）」

目的を確かめずに、今の手順をそのまま自動化すると、不要な入力や確認まで残してしまいます。ただし、二重チェックには誤りを防ぐための役割がある場合もあります。廃止や統合の前に利用先と必要な統制を確認し、その後で標準化・自動化・外部委託などの方法を検討します。

効果だけでなく、停止リスクと実行負担から着手順を決める

工数が大きい仕事だけを優先すると、年に一度でも止まると困る仕事を見落とすことがあります。改善の効果と実行しやすさに加え、不在・誤処理・遅延が起きた場合の影響を確認すると、着手すべき順番を考えやすくなります。

見つかった状態	追加確認	進める候補
代替できる担当者がいない	不在時の影響、必要な判断・権限	手順書の整備と代替担当者の育成を優先する
同じデータを二重入力している	後工程の用途と確認・統制の役割	入力元の集約を一部の業務で試す
年一回だけ行う仕事がある	期限、止まったときの影響、引き継ぎ状況	重要業務なら発生前に引き継ぎを進める

この表も編集部による判断例です。実際の着手順は関係者と確認し、重大な停止リスクがある仕事は、工数が小さくても先に対応します。時間や件数による効果の比較が必要になったら、概算だけで決めず、別途業務量調査で確かめましょう。

改善の担当・期限・確認方法を決め、小さく試す

改善候補ごとに、誰がどこまで変更し、いつ何を確かめるかを決めます。例えば引き継ぎなら、手順書を保存して終えるのではなく、代替担当者が実際に処理し、不明な判断や権限が残っていないかを確認します。

自動化や入力の集約も、対象を絞って試し、品質・手戻り・処理状況を見ながら進めるとよいでしょう。例外時に人が判断する流れを残し、他部署へ負担が移ったりミスが増えたりしていないかも確認します。採用した変更は業務一覧と手順へ反映し、次の担当者が現在の方法を使えるようにします。

業務棚卸しを支えるツール・支援会社の選び方

棚卸しを進める手段は、一覧を共有する表計算、作業の記録を補うログ、整理や改善を進める外部支援で役割が異なります。先にツールや依頼先を決めず、社内でどこまで進められ、何の支援が不足するかから選びましょう。

小さな一覧は表計算、継続記録はログ、整理・改善の推進は外部支援

少数部署の一覧を管理する段階なら、表計算から始められます。PC作業の継続記録を確認材料にしたい場合はログ、粒度の統一や聞き取りの進行、改善案づくりまで社内で担うのが難しい場合は外部支援が候補になります。

比較では、作成される一覧・フローなどの成果物、PC外業務の補完、現場が協力する時間、料金に含む範囲をそろえて確認します。ログを使う場合も収集対象と閲覧範囲を決め、一度きりの小さな棚卸しに継続契約が必要かを検討しましょう。次の3社を、担う役割の違いから紹介します。

会社・サービス	棚卸しで担う役割	自社に残る作業と支援範囲
【プロベルおすすめ】セブンセンスマーケティング株式会社	みえるクラウド®ログ：PC作業の継続記録で実態確認を補助	分類、PC外業務の聞き取り、目的・役割の確認
【プロベルおすすめ】株式会社Dooox	特命AI室：棚卸しから業務再設計・自走化まで伴走	現場参加と方針判断。対象範囲・成果物は個別協議
さくら情報システム株式会社	業務棚卸サービス：一覧・現行フロー作成、課題共有と改善案提示	対象選定、資料提供、ヒアリング対応。開発・導入支援は対象外

【プロベルおすすめ】セブンセンスマーケティング株式会社

会社名	セブンセンスマーケティング株式会社
サービス名	みえるクラウド®ログ
棚卸しでの支援範囲	PCログの自動記録・蓄積・レポートによる実態確認の補助
料金	スタンダード月額50,000円〜（税抜、PC50台以上。51台目以降1台1,000円／月）。 初期導入費200,000円（税別）。 契約期間1年、満了1か月前までに所定の解約申込みがなければ同条件で1年更新

セブンセンスマーケティング株式会社の「みえるクラウド®ログ」は、PCログを自動で記録・蓄積し、レポートで確認できるシステムです。棚卸しでは、担当者が記憶だけで書き出しにくいPC作業を確認し、一覧の書き忘れや実際の手順を確かめる材料として検討できます。

電話・紙・会話などPC外の仕事は聞き取りで補い、ログから分かった操作と、関係者が確認した業務内容を結び付ける使い方が必要です。

スタンダードプランはPC50台以上からの契約で、初期導入費が別にかかります。利用規約では契約期間と更新条件も定められているため、月額だけで比較せず、収集・閲覧ルールと継続して使う範囲を合わせて確認しましょう。

参考：みえるクラウド®ログ公式サイト

参考：みえるクラウド ログ利用規約

筆者・監修者のおすすめポイント
PC上の仕事を記憶だけで洗い出すのが難しく、継続的な操作記録を一覧の確認材料にしたい企業の候補です。PC外業務の聞き取りと、収集・閲覧のルールは別に整える必要があります。

【プロベルおすすめ】株式会社Dooox

会社名	株式会社Dooox
サービス名	特命AI室（伴走支援型）
棚卸しでの支援範囲	業務棚卸し・現状可視化から業務プロセス再設計、AI活用と内製化・自走化の体制づくり
料金	要問い合わせ（対象部署、成果物、自社の関与、実装範囲を個別協議）

株式会社Doooxの「特命AI室」は、業務を棚卸しして現状を可視化し、理想の業務プロセスを設計するところから伴走するサービスです。AIツールの導入だけで終わらせず、業務を組み替え、社内で改善を続けられる仕組みを目指す点が、記録ツールとの違いです。

公式案内では、要件定義から構築・保守運用までを社内で回せるよう、開発の再現性や内製化の体制づくりを支援するとしています。棚卸しで問題が分かっても、改善の推進役や仕組みづくりの体制が足りない企業では、伴走支援を検討する候補になります。

料金は要問い合わせです。対象部署、聞き取りの進め方、一覧やフローなどの成果物、社内担当者の関与と実装までの範囲を相談時に合わせましょう。

参考：Dooox「特命AI室」公式案内

筆者・監修者のおすすめポイント
棚卸しで課題が見えた後も、業務フローの再設計やAIを使う仕組みづくりを社内に根づかせたい企業の候補です。一覧作成までか、改善・内製化まで進めるかを分けて相談すると範囲を合わせやすくなります。

さくら情報システム株式会社

会社名	さくら情報システム株式会社
サービス名	業務棚卸サービス
棚卸しでの支援範囲	業務一覧・現行フロー作成、ワークショップでの課題共有、原因と改善案の提示。具体的な開発・導入支援は含まない
料金	170万円〜（税別）。 対象範囲、価格の適用単位、追加費用は要見積もり
公式サイト	https://www.sakura-is.co.jp/solution/ps-000-144.html

さくら情報システム株式会社の「業務棚卸サービス」は、ヒアリングで業務の一覧を作り、ワークショップで課題を共有したうえで、現行フローから原因と解決策を整理する支援です。担当者の話を集めるだけでなく、部署間で課題を共有し、改善案まで形にしたい場合に検討できます。

公式案内では、自社側がありたい姿と対象業務を選び、作業手順書の提供やヒアリング・レビューへ参加する流れが示されています。作業期間は最短8週間〜の提供目安ですが、対象業務や確認の進み方に合わせた条件の確認が必要です。

成果物は各工程で作成した資料やその過程であり、具体的なシステム開発・導入支援は本サービスに含まれません。改善案の提示後に実行まで依頼したい場合は、その範囲と費用を分けて確認しておきましょう。

筆者・監修者のおすすめポイント
現場の作業手順や部門間のつながりを第三者と整理し、業務一覧・現行フローと改善案まで形にしたい企業の候補です。開発・導入の実行は同じサービスに含まれないため、その後の進め方も確認しておくとよいでしょう。

まとめ：業務棚卸しを、改善へ進める共通の土台にしよう

業務棚卸しでは、目的に合う範囲と粒度を決め、担当・頻度・手順・入出力を一覧に揃えます。現場の聞き取りと記録で実態を確かめ、必要な業務だけフロー図で補うと、重複や属人化、手戻りを関係者と共有しやすくなります。

見つかった課題は、業務の必要性、停止リスク、実行負担から優先づけ、担当と確認方法を決めて小さく改善を試しましょう。支援を使う場合も、PCログの記録補助、一覧・フロー作成、改善への伴走では担う役割が異なります。自社で足りない支援や依頼範囲を決めにくい場合は、現在困っている業務と進めたい範囲を整理し、プロベルへ相談してみてください。

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