担当者が休むと仕事が止まる、手順書を作っても使われない。こうした状態を変えたくても、日々の対応に追われて業務の見直しまで手が回らない企業は少なくありません。外部の支援を受ける際は、資料を作ってもらうだけでなく、自社で使い続けられる仕組みが残るかを見極めることが大切です。

この記事では、業務の仕組み化を支援する6社を、対象業務と支援の進め方から比較します。あわせて、依頼できる範囲や会社の選び方、費用の考え方、支援を受けた後に社内へ定着させるまでの流れを解説します。

※本記事は当社独自の基準に基づき作成・編集しており、【プロベルおすすめ】と記載があるものは、プロベル有料掲載社のプロモーションが含まれます。

業務の仕組み化支援とは？外注できることと目的

業務の仕組み化支援は、個人の経験に頼っている仕事を整理し、担当者が変わっても一定の品質で進められる状態をつくるための支援です。手順だけでなく、判断に迷う場面の基準や役割分担まで明らかにすることで、毎回同じ人へ確認しなくても仕事を進めやすくなります。

業務の見える化から手順・判断基準の標準化まで

仕組み化を進めるには、実際の仕事の流れを把握し、どこで手戻りや判断待ちが生じているかを捉える必要があります。支援会社は担当者へのヒアリングなどで現状を整理し、不要な工程を減らしたうえで、業務フローや手順書へ落とし込んでいきます。
例えば、受注から出荷までの流れを整える場合、入力方法だけを統一しても、在庫がないときの対応が担当者任せなら確認待ちは残ります。代替品を提案できる条件や承認を求める相手まで決めておくと、例外が起きたときにも次の行動を選べるようになります。

このように、マニュアルは仕組みを共有するための一つの成果物です。仕事の進め方や判断の基準が実務と合っていて、現場で使われるところまで含めて考えると、依頼したい支援の範囲が明確になります。

ツール導入や代行と、社内に仕組みを残す支援の違い

ツールは作業や情報共有を助け、業務代行は社外の担当者が実務を引き受ける方法です。一方、仕組み化では、誰が何を判断し、どの手順で仕事を進めるかを設計します。ツールや代行を組み合わせる場合も、その運用を管理する役割は必要です。
例えば、問い合わせを一つのシステムへ集めても、対応担当や引き継ぎ条件が決まっていなければ、未対応の案件は残りかねません。先に受付から回答までのルールを整え、それをシステム上で実行できるようにすると、導入の目的と設定内容がつながります。

外部へ依頼するときは、助言を受けながら自社で仕組みを作るのか、業務設計や実装も任せるのかを分けて考えるとよいでしょう。実務の余力が足りない場合には代行も選択肢になりますが、支援終了後に社内へ戻す業務と、継続して外注する業務を共有しておけば、引き継ぎの認識違いを防ぎやすくなります。

業務の仕組み化を支援するおすすめ会社6選

仕組み化の支援には、経営者と現場の間に入って改善を進めるもの、社内のメンバーが仕組みを作れるよう支えるもの、ITの実装や運用まで担うものがあります。次の表で主な支援対象と進め方を確認し、自社の課題に近い会社から比較してみてください。

会社名	主な支援対象	支援の進め方
株式会社Dooox【プロベルおすすめ】	業務改善・社内プロジェクト、AIを活用した業務再設計	経営者の課題整理から現場実行・自走化まで伴走
株式会社Zingth【プロベルおすすめ】	BtoBのマーケティング・営業・顧客支援業務	業務フロー・KPI・データをつなぎ、実行と定着を支援
仕組み経営株式会社	中小企業の組織運営・マニュアル化	経営陣向けのコーチングで自社独自の仕組みを構築
株式会社日本能率協会コンサルティング	部門業務の再構築、システム化に向けた業務設計	業務の可視化・標準化からシステム選定まで支援
株式会社日立システムズ	業務の可視化・自動化・運用	ITツールの導入・教育、BPOまで組み合わせて対応
FUN-CREATE株式会社	中小企業の属人化・手作業・二重入力	業務の棚卸しからRPA等の実装、標準化まで支援

株式会社Dooox【プロベルおすすめ】

出典：株式会社Dooox

会社名	株式会社Dooox
主な支援対象	業務改善・社内プロジェクト、AIを活用した業務再設計
支援内容	課題の具体化、計画策定、現場での実行、仕組み化・自走化支援
料金	要問い合わせ

株式会社Doooxは、経営者が取り組みたいものの後回しになっている課題を、現場での実行につなげる「特命社長室」を提供しています。業務改善や仕組み化も対象としており、特定のテーマに期間と成果を定めて取り組むプロジェクト型では、方針と計画を固めた後、自社の社員と一緒に実行を進めます。

支援の目標は、外部チームが仕事を終わらせることに加え、支援後も社内で継続できる状態をつくることです。仕事に取り組む目的、必要な時間、役割分担、週次で進める方法を整えるため、改善案はあっても担当や進め方が決まらず止まっている企業に適しています。

また、AIを使う改善には「特命AI室」があり、属人化した業務の棚卸しから理想の業務フローを設計し、必要な仕組みの構築を支援します。要件定義から保守運用までを社内で担える体制を目指す伴走支援なので、ツールだけ導入するのではなく、業務の見直しと内製化を一緒に進めたい場合にも相談できます。
特命AI室には伴走支援と短期集中のプログラムがあるため、相談時には自社で解決したい業務と、実装・運用まで必要な支援範囲を伝えると、依頼内容を具体化しやすくなります。

株式会社Doooxの詳細ページを見る

株式会社Zingth【プロベルおすすめ】

出典：株式会社Zingth

会社名	株式会社Zingth
主な支援対象	BtoBのマーケティング・営業・カスタマーサクセス業務
支援内容	業務フロー・営業プロセスの整備、CRM構築、共通KPI設計、実行・定着支援
料金	公式の支援事例：営業戦略再構築は月額100万円〜（1名・オンライン・週0.8日稼働）、マーケティング・IS組織立ち上げは月額400万円〜（2名・週2日常駐）。案件ごとに見積もり、税区分は要確認

株式会社Zingthは、BtoB事業の戦略づくりからマーケティング、営業、カスタマーサクセスの実行・定着までを支援する会社です。営業担当者ごとに案件の進め方が異なる、部門ごとに追う数字が違って課題を捉えにくいといった状態に対し、事業全体から支援の優先順位を定めます。

営業の仕組み化では、CRMによる顧客管理に加え、商談の進行段階や業務フローを明確にし、営業記録・商談記録・社内の知見を共有して活用する体制を整えます。さらに、マーケティング・営業・顧客支援の部門に共通するKPIと、月次の振り返りを設計することで、個人のやり方に依存した運営を見直していきます。
そのため、営業資料や手順書だけを作りたい場合よりも、顧客情報の管理から各部門の受け渡し、マネジメントの方法までつなぎ直したい企業に向いています。経理や総務全般の仕組み化とは支援対象が異なるため、相談時には見直したい営業工程や、既存のCRMの利用状況を共有するとよいでしょう。

株式会社Zingthの詳細ページを見る

仕組み経営株式会社

出典：仕組み経営株式会社

会社名	仕組み経営株式会社
主な支援対象	中小企業の経営・組織運営、マニュアル化
支援内容	コーチングによる個別支援、理念・経営計画・人事制度・業務手順等の仕組みづくり
料金	要問い合わせ

仕組み経営株式会社は、中小企業の経営陣を対象に、コーチング式で仕組み化を個別に支援しています。外部で作られた制度や手順をそのまま当てはめるのではなく、自社の理念や目指す姿を起点に、会社に合う仕組みを整えていく考え方です。

カリキュラムには、経営計画や人事制度、採用・定着、マニュアル化などが含まれます。個々の作業を整えるだけでなく、経営者の考えと組織の運営方法を揃えたい場合に検討しやすい内容です。
経営陣向けの導入パッケージと、支援者になるための認定制度、マネージャー等を育成する研修は対象が異なります。自社の仕組みを作りたい場合は導入支援を軸に確認し、社内で検討・作成に充てられる時間も伝えておくと、進め方を相談しやすくなります。

株式会社日本能率協会コンサルティング

出典：株式会社日本能率協会コンサルティング

会社名	株式会社日本能率協会コンサルティング
主な支援対象	部門業務の再構築、システム化に向けた業務設計
支援内容	業務の可視化・標準化、マニュアル化、システム調達要件の整理・選定支援
料金	要問い合わせ

株式会社日本能率協会コンサルティング（JMAC）は、業務改革・システム化の支援で、業務分担や作業量、業務フローを見える化し、実態に応じた改革案を検討します。業務基準の標準化やマニュアル化にも対応しており、システムを導入する前の仕事の整理から相談できます。

特徴は、実務の見直しとシステム選定をつなげて検討できる点です。自社のやり方をシステムで実現するか、システムに合わせて実務を変えるかといった判断を支え、調達に必要な提案依頼書（RFP）の作成やベンダー・パッケージの選定も支援します。
部門ごとに異なる手順が残っていたり、システムの入れ替えに合わせて業務を統一したかったりする企業にとって、製品選びに入る前に必要な業務要件を整理できる相談先です。

株式会社日立システムズ

出典：株式会社日立システムズ

会社名	株式会社日立システムズ
主な支援対象	業務の可視化・自動化、導入後の運用
支援内容	業務ヒアリング、改善提案、ITツール導入・教育、BPO・運用支援
料金	要問い合わせ

株式会社日立システムズの「業務効率化支援サービス」は、課題の把握から業務整理・可視化、自動化の提案と構築、導入後の運用までを扱います。担当者へのヒアリングから現在の業務フローを作り、その過程で見えてきた課題に対して改善策を検討する進め方です。

支援手段には、マニュアル作成を助けるツールや、パソコン上の繰り返し作業を自動化するRPA、実務を社外へ委託するBPOがあります。ツールの選定・導入に加えて教育や運用も支援するため、現状の仕事を整理してから、必要な技術や外注の組み合わせを考えたい場合に適しています。
自社に業務を残して運用する部分と、社外へ任せる部分では、必要な引き継ぎや管理の方法が変わります。どこまで内製で続けたいかを共有すると、導入後の体制も含めて相談できます。

FUN-CREATE株式会社

出典：FUN-CREATE株式会社

会社名	FUN-CREATE株式会社
主な支援対象	中小企業の属人化、手作業・二重入力の見直し
支援内容	業務の棚卸し、改善方針設計、RPA・ツール導入、手順の標準化・教育
料金	業務診断：55,000円〜／月次伴走：月額55,000円〜（税込目安、支援範囲で変動）。RPA・ツール導入は要見積、ツール費別

FUN-CREATE株式会社は、中小企業診断士を中心としたチームで、業務の棚卸しから改善の実装までを支援しています。手作業をそのまま自動化するのではなく、なくす仕事、減らす仕事、仕組み化する仕事の優先順位を定めてから、必要なRPAやツールを導入する流れです。

手順の標準化と教育も支援範囲に含まれ、一つの業務から始めて効果を見ながら広げる相談にも対応しています。複数の台帳への転記や担当者に集中する確認作業など、具体的に困っている業務があり、小さく改善を始めたい企業に向いています。
料金の目安は、業務診断が55,000円から、月次伴走が月額55,000円からで、いずれも税込・支援範囲により変動します。RPA・ツール導入は別途見積もりとなり、ツール費も別にかかるため、相談時は診断後の実装や継続支援まで含めた費用を確認するとよいでしょう。

自社に合う仕組み化支援会社の選び方

会社ごとの支援内容を比較する前に、どの仕事を変えたいのか、自社でどこまで取り組めるのかを揃えておくと、提案の違いを判断しやすくなります。特に、支援範囲と成果物の使い方、現場が参加できる進め方を確認しておきましょう。

対象業務と、設計・実装・定着のどこまで任せるかを揃える

同じ「仕組み化」でも、解決したい問題によって必要な支援は異なります。経理の二重入力を減らしたいなら、データの受け渡しや転記の工程を見直すことが中心になります。一方、営業の判断基準を揃えたいなら、商談を進める条件や案件の管理方法を、現場で共有できる形へ整える必要があります。
そのため、会社へ相談するときは「マニュアルが欲しい」と成果物だけを指定するより、誰がどの場面で困っていて、何ができるようになりたいかを伝えるとよいでしょう。同じ問題に対して各社がどのような手順を提案するかを比べることで、支援内容の違いが見えてきます。

さらに、業務を設計した後のツール設定や社員への説明を自社で担えるかによっても、依頼範囲は変わります。設計だけ任せる案と、実装・試行まで一緒に進める案を分けて見積もってもらうと、社内に足りない支援を選びやすくなります。

成果物と支援終了後の引き継ぎ方法を確かめる

業務フローや手順書が納品されても、現場がそれを使って仕事を進められなければ、担当者への確認は減りません。契約前に成果物の例を見せてもらい、自社の社員が実際に使う場面を想像すると、必要な内容が含まれているか判断しやすくなります。
例えば、請求書の作成手順を整えるなら、通常の入力手順に加え、金額の修正が発生した場合に誰の承認を受けるかまで分かると実務で使いやすくなります。自社で扱う例外を伝えたうえで、試行中に出た疑問をどこまで手順へ反映してもらえるか確認しましょう。

支援終了時の引き継ぎも、ファイルの受け渡しだけで終わらせないことが大切です。社内の担当者が手順の修正や設定変更を行える状態まで含むのかを合意しておくと、仕組みの更新を外部へ頼み続ける必要があるかどうかも見通せます。

現場が参加できる進め方と効果の測り方を確認する

支援会社が入っても、実際の仕事や例外を知る社員の協力は必要です。通常業務が忙しいまま大人数の打ち合わせを増やすと、ヒアリングや試行が後回しになり、計画どおりに進まないおそれがあります。提案を受ける段階で、誰がどの場面へ参加し、どれくらい時間を使うかを具体的にしてもらうと、無理なく進められるか判断できます。
効果については、作業時間と業務の品質を組み合わせて見るとよいでしょう。例えば、申請処理が速くなっても、記入漏れによる差し戻しが増えていれば、別の担当者の負担へ移っただけかもしれません。開始前の処理時間や差し戻し件数を残し、試行後に同じ条件で比べると、改善すべき箇所を話し合いやすくなります。

業務の仕組み化支援にかかる費用の考え方

仕組み化支援の費用は、相談や業務診断だけを依頼する場合と、設計・実装・定着まで任せる場合で変わります。月額だけで安い・高いを判断せず、その費用でどの業務をどこまで変えられるのかを確認すると、提案を比較しやすくなります。

相談・業務設計・実装・定着で費用の範囲は変わる

定例の相談を中心とする契約では、自社が作業を進め、支援会社から助言を受ける形もあります。これに対し、業務フローの設計やツールの設定まで依頼するプロジェクトでは、調査・作成・実装に必要な工数が費用へ反映されます。
例えば、同じ請求処理の見直しでも、担当者一人の手順を整える場合と、複数拠点で異なる手順を統一する場合では、ヒアリングや調整にかかる時間が異なります。対象業務の数に加え、関わる部門や拠点、例外の多さを伝えて見積もりを取ると、必要な作業を含めて比較できます。

依頼する段階	主な内容	費用を比べる際の確認点
相談・診断	ヒアリング、現状の把握、課題の整理	対象業務とヒアリング人数、診断後に受け取れる内容
業務設計	業務フロー、役割・判断基準、手順書の作成	対象範囲と成果物、現場の意見を反映する回数・方法
実装	ツール設定、データ移行、自動化等の構築	設定・開発の範囲、追加作業となる条件
定着・継続支援	試行、教育、改善、運用の引き継ぎ	支援期間と稼働範囲、契約終了時に自社へ移す作業

月額契約では、打ち合わせ以外にどの程度の実務対応が含まれるかによっても費用の意味が変わります。提案書や見積もりの作業範囲を揃えたうえで、期間全体の総額と、自社が担う作業量を合わせて判断するとよいでしょう。

ツール利用料と社内の運用負担まで含めて比較する

支援会社への費用とは別に、ツールの利用料や保守費用が必要になることがあります。初期の導入支援が安くても、利用人数や自動化する業務が増えると継続費用が変わる場合があるため、運用を始めた後の支払いまで見ておくことが大切です。
例えば、手作業で行っていた処理を自動化しても、入力画面の変更に合わせた修正や、エラー時の確認が社内に残ることがあります。誰がその対応を担うかを決めずに導入すると、担当者の負担が予想以上に増えかねません。見積もりには、導入後に必要な作業と、その作業を外部へ依頼した場合の費用も示してもらうと安心です。

比較の際は、初期費用、契約期間中の支援費、ツール等の継続費用を分けて並べ、社内で準備・運用に使う時間も添えてみましょう。支出と仕事の負担を同じ範囲で捉えることで、予算内で継続できる仕組みかどうかを見極めやすくなります。

仕組み化支援を依頼して定着させるまでの流れ

依頼先が決まったら、現場の実態を共有し、限られた範囲で試してから運用を広げていきます。支援会社と作成物を確認するだけでなく、社員が実際に使った結果を反映することで、自社に合う仕組みへ近づけられます。

困っている業務と、変えたい状態を共有する

最初の相談では、今ある資料を完璧に整えるより、業務が止まる場面や手戻りが起きる場面を具体的に伝えることから始めるとよいでしょう。担当者しか知らない例外も含めて共有すると、支援会社が実際の作業量や判断の難しさを把握しやすくなります。
例えば、見積もりを出すたびに責任者の確認を待っているなら、確認が必要になる理由と、待ち時間による影響を説明します。価格の例外が多いのか、承認の基準が不明なのかによって、整えるべき仕組みは変わるためです。

ヒアリング後は、今回どこまで見直すかと、何ができれば完了とするかを合意します。「効率化する」という目標を、担当者が一定の条件で判断できる、通常案件なら所定の手順で処理できるといった状態へ落とし込むと、試行の結果を評価しやすくなります。

小さく試し、現場の判断を反映して作り直す

新しい手順やツールは、一つの部署や一部の案件で試すと、実務とのずれを確認しながら調整できます。最初から全社へ広げるより、影響を抑えて改善でき、現場の疑問も集めやすくなるためです。
試行中は、手順どおりにできたかだけでなく、どこで判断に迷ったかを残してもらいましょう。例えば、通常の申請は処理できても、急ぎの案件だけ従来の口頭承認へ戻るなら、緊急時の判断者や記録の残し方が不足している可能性があります。その条件を手順へ反映して再度試すと、例外にも対応できる形へ整えられます。

試行で分かった問題を支援会社と共有し、手順の修正と運用方法の調整を行ってから対象を広げます。担当者が入れ替わっても同じように使えるかを確かめると、特定の社員の経験で補っていた部分も見つけやすくなります。

更新担当と振り返りを決め、社内へ引き継ぐ

一度整えた仕組みも、取り扱う商品や社内体制が変われば見直しが必要です。更新する担当者と、変更内容を確認する責任者を決めておくと、古い手順が使われ続ける状態を防ぎやすくなります。
例えば、申請の承認者が変わったときに、手順書だけを直してツールの設定を残すと、実際の承認は以前の担当者へ届いてしまいます。関連する資料と設定をまとめて見直せるよう、変更を受け付ける窓口や更新箇所を社内へ引き継ぐことが大切です。

支援終了前には、社内の担当者が実際に更新や例外対応を行い、無理なく運用できるか確かめておくとよいでしょう。そのうえで、処理時間や差し戻しなどを定期的に振り返る機会を設ければ、問題が起きたときに以前のやり方へ戻るのではなく、仕組みそのものを直していけます。

業務の仕組み化は、支援後に自社で運用できる状態を目指そう

業務の仕組み化では、手順書やツールを揃えることに加え、担当者が変わっても判断・実行でき、状況に応じて更新できる状態を目指すことが大切です。支援会社を選ぶ際も、対象業務だけでなく、設計・実装・定着のどこまで任せたいかと、社内に残す役割を合わせて考えると、必要な支援を絞り込めます。

まずは、仕事が止まる場面と、改善後に実現したい状態を整理してみてください。どの業務から手をつけるべきか、外部へどこまで依頼すべきか迷う場合は、その課題や社内体制をもとに支援先を相談する方法もあります。プロベルでは、自社の状況に合う外注先選びを相談できます。

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